La facturation est une étape essentielle du processus de vente car elle est le carrefour des enjeux financier de l’entreprise (réalisation du chiffre d’affaire, droit à se faire payer par l’acheteur), légaux (respect des règles de facturation) et fiscaux (TVA, IS).
Il est par conséquent indispensable que la facture soit juste sur l’ensemble de ces aspects. Si ce n’est pas le cas, elle peut être source de litiges, que ce soit avec le client avec pour conséquences des retards de paiement ou l’administration fiscale (amendes importantes prévues par le code de commerce).
Les règles de facturation évoluent fréquemment, il est donc indispensable de se tenir à jour de ses obligations.
Etes-vous au point sur l’ensemble de ces règles ? Quels sont les points essentiels à retenir pour une facturation optimale en 2013 ?
Les basiques
La réglementation commerciale impose que toute vente de produit ou de prestation donne lieu à une facturation quel que soit le pays de l’acheteur, même si le client est un particulier dès lors que le montant de la transaction est supérieur à 25 euros TTC. C’est au vendeur d’émettre la facture.
Précisons que la réglementation fiscale exige l’émission d’une facture pour les acomptes perçus même lorsque la livraison ou la réalisation de la prestation de service n’a pas été réalisée sauf en cas de transferts intracommunautaires de biens exonérés en application de l’article 262 ter 1 du CGI (l’obligation d’émettre une facture pour les acomptes perçus sur ces opérations a été supprimée au 1er janvier 2013).
Quand émettre une facture ?
Les factures doivent être émises dès réalisation de la livraison et / ou de la prestation de service.
En réalité, un différé de facturation de quelques jours est admis compte tenu des délais administratifs de toute relation commerciale.
Exception à cette règle de facturation immédiate, les entreprises ayant des opérations récurrentes avec leur client au cours d’un même mois peuvent établir une facture récapitulative au plus tard à la fin du mois. Pour cela, l’acheteur doit avoir donné son accord et le principe de la facture récapitulative doit être justifié par la fréquence des transactions. Un bon de livraison doit être cependant émis pour chaque livraison.
D’autres exceptions à la facturation immédiate concernent les livraisons intra-communautaires de biens exonérés de TVA et les prestations de service pour lesquels la taxe est auto-liquidée par l’acheteur. La facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel s’est produit le fait générateur. Ces obligations légales et fiscales sont cohérentes. Toute facturation anticipée ou tardive est source de litige avec l’acheteur donc de retards de paiement et de pertes de temps et d’énergie pour corriger l’erreur.
Le délai de paiement de la facture.
Depuis la mise en application de la Loi de Modernisation de l’Economie, le délai de paiement ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours date de facture pour les ventes effectuées entre professionnels français. A noter que certains secteurs ont un délai maximal à 30 jours date de facture (transports, produits alimentaires, boissons alcoolisées). Attention, toute infraction à ces dispositions est sanctionnée d’une amende de 15 000 euros.
Le délai de paiement doit être clairement établi avec l’acheteur dès la négociation commerciale. S’il n’est pas stipulé dans le corps de la facture, la date d’échéance est le résultat de son application.
Précisons que le point de départ du délai de paiement est la date d’émission de la facture et en aucun cas la date de réception de la facture, sauf exception des livraisons effectuées vers les DOM TOM pour lesquels le délai de paiement se calcule à partir de la date de dédouanement de la marchandise au port de destination finale (Article L441-6 du code de commerce).
Formalisme d’une facture
Les factures doivent être établies en double exemplaire (un pour chaque partie) en langue française. Il est aujourd’hui possible de réaliser des factures électroniques en lieu et place des factures papiers. On parle de dématérialisation des factures qui est soumise à des règles strictes.
Quelles sont les informations et les mentions obligatoires ?
La date d’émission : elle est le point de départ du délai de paiement et est essentielle pour la comptabilité et l’administration fiscale.
Le numéro de facture unique et basé sur une séquence continue. Il est impossible d’avoir deux numéros de facture identiques sur le même exercice. La date de la livraison ou de la réalisation de la prestation de service si celle-ci est différente de la date de facture.
Les informations concernant le vendeur :
- Raison sociale,
- adresse,
- SIREN,
- numéro d’immatriculation au RCS,
- structure juridique,
- numéro de TVA intra-communautaire.
Les informations concernant l’acheteur :
- Raison sociale,
- adresse,
- numéro de TVA intra-communautaire,
Les informations concernant la transaction
- la dénomination précise des produits livrés et / ou des services réalisés,
- la quantité des produits / services,
- le prix unitaire hors taxe,
- le taux de TVA applicable,
- les réductions et / ou ristournes éventuelles.
- le montant de TVA à payer par taux d’imposition ainsi que le total hors taxe et le total toutes charges comprises,
- en cas d’exonération de TVA, la référence à la disposition du CGI permettant l’exonération,
- en cas d’auto-liquidation de la TVA par l’acheteur, une mention relative à l’auto-liquidation telle que « auto-liquidation »,
- la date de règlement calculée conformément au délai de paiement légal et / ou contractuel,
- les conditions d’escompte pour paiement anticipé par rapport à la date de règlement initialement prévue,
- le taux de pénalités de retard. Précisions que celles-ci sont dues de plein droit le jour qui suit la date d’échéance de la facture si celle-ci n’est pas payée. Le taux d’intérêt ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal. Il est par défaut égal au taux directeur principal de la banque centrale européenne majoré de 10 points de pourcentage,
- les indemnités pour frais de recouvrement (nouveauté 2013), d’un montant de 40 euros qui est du au vendeur par l’acheteur dès lors que la facture n’est pas payée à la date d’échéance prévue.
La conservation des factures
Les factures originales doivent être conservées pendant un délai de 10 ans par les acheteurs. Le vendeur doit au minimum conserver une copie pendant une même période et ce quel que soit le support utilisé (papier ou dématérialisé). Le lieu de stockage doit être connu de l’administration fiscale qui doit donner son accord en cas de lieu de stockage situé hors de France.
La prescription des factures
Les obligations nées entre professionnels dans l’exercice de leur activité sont prescrites 5 ans après la naissance de la dite obligation. Les actions de recouvrement doivent être effectuées durant le laps de temps. A noter que la probabilité de recouvrement d’une créance diminue fortement avec le temps qui passe. Par exemple, seules 60% des factures échues depuis 6 mois sont recouvrées.
Que faire en cas d’erreur de facturation ?
Si une rectification de la facture est nécessaire suite à une erreur ou à une omission, deux choix sont à disposition du fournisseur :
- Émettre une nouvelle facture en remplacement de la précédente en faisant référence à l’annulation de la précédente,
- soit la création d’un avoir faisant référence à la facture initiale.
Les sanctions en cas de non respect des règles de facturation
Plusieurs services administratifs sont susceptibles de constater des infractions et d’appliquer des amendes qui peuvent être très élevées en fonction de la gravité des faits.
Cependant, la première sanction immédiate en cas d’erreurs sur la facture est le refus de l’acheteur de considérer la facture comme étant acceptable, ce qui génère ipso facto des retards de paiement qui perdureront tant que cette dernière n’aura pas été corrigée.
La non émission d’une facture est sanctionné pénalement. Le responsable (personne physique encours une peine de 75 000 euros d’amende voire 50% de ce qui aurait dû être facturé (article L-441-4 du Code de commerce).
Une personne morale déclarée responsable du défaut encours une amende égale à 10 fois le taux maximum de la peine applicable aux personnes morales.
Le non respect du formalisme décrit ci-dessus est sanctionné d’une amende de 75 000 euros ou de 50% de la somme facturée. Toute mention obligatoire manquante est punie d’une amende de 15 euros par manquement.
La réalisation de fausses factures est considérée comme un délit d’escroquerie et est punie de 5 ans d’emprisonnement et de 375 000 euros d’amende.
Conclusion
La facturation est le pivot de la relation commerciale dont elle doit être l’exact reflet. Il est indispensable pour des raisons fiscales, légales et de bonne gestion d’être parfait à ce stade clé du processus de vente. Si ce n’est pas le cas, les incidences négatives sont multiples (perte de temps, retards de paiement, détérioration de la relation commerciale, amendes éventuelles…etc.) pour le fournisseur, voire pour l’acheteur. Une facturation de qualité est un des principes de base d’un Credit Management performant.
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