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Recouvrement de factures


Etre payé par ses clients à la date d'échéance des factures est vital pour toute entreprise.

La mise en place d'un processus de recouvrement adapté à chaque situation permet d'obtenir les meilleurs résultats et d'optimiser la trésorerie de sa société.

L'objectif étant d'être payé à la date d'échéance contractuelle, la première relance s'effectue avant cette date pour s'assurer que rien ne s'oppose au règlement et pour obtenir une promesse de règlement.

Relance client
Dans le cas contraire, cette relance précoce permet d'identifier et de traiter un litige au plus tôt.

Si le paiement n'est pas effectué et que vous subissez un retard de paiement, les relances "en entonnoir" (de plus en plus fermes) sont enchainées par plusieurs moyens (appels téléphoniques, courriers, emails) pour maximiser les chances d'être payé rapidement.

Dans le cas contraire, ces relances effectuées seront preuves de votre bonne foi lors d'une éventuelle démarche contentieuse.
Les relances doivent être neutres et professionnelles et contribuer ainsi à accroître la crédibilité de votre entreprise. Idéalement, elles sont réalisées par un service recouvrement spécialisé. Un recouvrement laxiste est nuisible et ne permet pas, bien au contraire, de préserver la relation commerciale.

Processus de recouvrement de factures et niveaux de relance client

Le processus de recouvrement s'articule autour de la date d'échéance. Il définit un cadre temporel dans lequel est effectuée la relance amiable. Il a un début et une fin qui intervient lorsque la facture est payée où en cas d'impayé après l'envoi de la mise en demeure.

Il est constitué d'une succession de phases : préventif, niveau 1, niveau 2, niveau 3, qui sont de plus en plus fermes et formalisées au fur et à mesure que le temps passe.
Le processus est un cadre dans lequel le gestionnaire de compte garde une certaine flexibilité en fonction de ses échanges avec son client. Cependant, toute relance amiable a une fin. En cas d'impayé non justifié au delà du niveau 3, l'action amiable prend fin pour devenir contentieuse.

Processus de relances type

Processus de recouvrement

 La recherche du bon interlocuteur chez le client est une condition essentielle de l'efficacité des actions de relance. Le bon interlocuteur est une personne qui va être capable d'apporter des informations, de résoudre des problèmes internes, voire de valider le paiement.
 Restez courtois et factuel lors de vos relances clients tout en étant de plus en plus ferme à mesure que le retard de paiement augmente.  
 Conservez l'historique de l'ensemble de vos relances. Cela vous permettra d'être plus pertinent sur l'enchainement de vos relances en remémorant à votre client ses engagements.
De plus, en cas d'impayé avéré, vous devrez produire la preuve de vos relances en plus de celles prouvant l'exigibilité de vos factures.

Le téléphone et l'email sont les modes de communication les plus efficaces pour relancer vos clients. Cependant, chaque accord/engagement doit faire l'objet d'une confirmation écrite (courrier, email, fax).

En cas de retards de paiement de plus de 3 semaines, l'utilisation de courriers de relance avec accusé de réception est très fortement recommandée, voire indispensable.

Utilisez les pénalités de retard pour éduquer vos clients à vous payer aux date d'échéances contractuelles. Les pénalités de retard sont obligatoires depuis 2009 (Loi LME du 4 août 2008).

Voir les articles :

Les différents profils payeurs

CreditPMIIl est avantageux d'adapter sa relance au débiteur en lui attribuant un profil payeur. Nous distinguons sept principales catégories :

  • Le payeur négligent, qui attend toujours d'être relancé pour payer.
    » A relancer rapidement (idéalement en préventif) et commercialement (délicatement...).
  • Le mauvais payeur, qui cherche à gagner des semaines (ou des mois) de trésorerie en retardant le plus possible le règlement des factures.
    » Relancez le fermement à intervalles courts pour lui faire comprendre le sérieux de votre gestion. Envoyez rapidement une mise en demeure car les courriers de relance simples n'auront d'autre effet que de le convaincre qu'il a encore du temps avant de payer.
  • Le payeur insolvable, qui ne peut pas vous payer pour le moment.
    » Soyez exigeant dans votre relance quitte à accepter un échéancier de paiement (toujours avec un paiement partiel immédiat). Les fournisseurs effectuant le moins de relances seront laissés pour compte !
  • Le payeur administratif, qui regroupe beaucoup de grosses structures publiques et privées. La complexité administrative "noie" vos actions de relances. Les courriers envoyés n'arrivent nulle part...etc.
    » Faîtes l'effort de comprendre le circuit de traitement de vos factures et de validation des paiements. Nouez de bonnes relations avec des personnes clés qui vont vous aider dans le dénouement des noeuds qui ne manqueront pas de retarder les règlements de vos factures.
  • Le payeur "litige", qui invoque systématiquement un litige valable ou pas pour justifier l'impayé.
    » Soyez précis dans votre relance en lui procurant rapidement les éléments de preuve de l'exigibilité de vos factures. Passez ensuite sans tarder à la vitesse supérieure (courriers avec accusé de réception) pour lui faire comprendre que vous n'êtes pas dupe.
  • Le payeur automatique, à qui vous avez fait accepter un mode de règlement automatique du type LCR.
    » Aucune relance n'est à effectuer.
  • Le bon payeur, dont le règlement vous parvient systématiquement le jour même de l'échéance de vos factures, voire avant.
    » Dans ce cas la relance est superflue.

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Bien facturer pour être bien payé
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Recouvrement amiable préventif
Recouvrement amiable niveau 1
Recouvrement amiable niveau 2
Recouvrement amiable niveau 3
Négocier un échéancier de paiement
Pénalités de retard de paiement



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