Recouvrement de factures

Etre payé par ses clients à la date d'échéance des factures est vital pour toute entreprise.

La mise en place d'un processus de relances clients adaptées à chaque situation permet d'obtenir les meilleurs résultats et d'optimiser la trésorerie de votre société.

L'objectif étant d'être payé à la date d'échéance contractuelle, la première relance s'effectue avant même la date d'échéance de la facture pour s'assurer que rien ne s'oppose au règlement et pour obtenir une promesse de règlement.

Si le paiement n'est pas effectué et que vous subissez un retard de paiement, les relances "en entonnoir" (de plus en plus fermes) sont enchainées par plusieurs moyens (appels téléphoniques, courriers, emails) pour maximiser vos chances d'être payé rapidement.

Dans le cas contraire, ces relances seront preuves de votre bonne foi lors d'une démarche contentieuse.

Processus de recouvrement de factures et niveaux de relance client

Processus de relances type Processus de recouvrement

Restez courtois et factuel lors de vos relances clients tout en étant de plus en plus ferme à mesure que le retard de paiement augmente.

Conservez l'historique de l'ensemble de vos relances. Cela vous permettra d'être plus pertinent sur l'enchainement de vos relances en remémorant à votre client ses engagements.
De plus, en cas d'impayé avéré, vous devrez produire la preuve de vos relances en plus de celles prouvant l'exigibilité de vos factures.

Le téléphone et l'email sont les modes de communication les plus efficaces pour relancer vos clients. Cependant, chaque accord/engagement doit faire l'objet d'une confirmation écrite (courrier, email, fax). En cas de retards de paiement de plus de 3 semaines, l'utilisation de courriers de relance avec accusé de réception est très fortement recommandée, voire indispensable.

Utilisez les pénalités de retard pour éduquer vos clients à vous payer aux date d'échéances contractuelles. Les pénalités de retard sont obligatoires depuis 2009 (Loi LME du 4 août 2008).

Les différents profils payeurs

Il est avantageux d'adapter sa relance au débiteur en lui attribuant un profil payeur. Nous distinguons sept principales catégories :

Le payeur négligent, qui attend toujours d'être relancé pour payer.
» A relancer rapidement (idéalement en préventif) et commercialement (délicatement...).
Le mauvais payeur, qui cherche à gagner des semaines (ou des mois) de trésorerie en retardant le plus possible le règlement des factures.
» Relancez le fermement à intervalles courts pour lui faire comprendre le sérieux de votre gestion. Envoyez rapidement une mise en demeure car les courriers de relance simples n'auront d'autre effet que de le convaincre qu'il a encore du temps avant de payer.
Le payeur insolvable, qui ne peut pas vous payer pour le moment.
» Soyez exigeant dans votre relance quitte à accepter un échéancier de paiement (toujours avec un paiement partiel immédiat). Les fournisseurs effectuant le moins de relances seront laissés pour compte !
Le payeur administratif, qui regroupe beaucoup de grosses structures publiques et privées. La complexité administrative "noie" vos actions de relances. Les courriers envoyés n'arrivent nulle part...etc.
» Faîtes l'effort de comprendre le circuit de traitement de vos factures et de validation des paiements. Nouez de bonnes relations avec des personnes clés qui vont vous aider dans le dénouement des noeuds qui ne manqueront pas de retarder les règlements de vos factures.
Le payeur "litige", qui invoque systématiquement un litige valable ou pas pour justifier l'impayé.
» Soyez précis dans votre relance en lui procurant rapidement les éléments de preuve de l'exigibilité de vos factures. Passez ensuite sans tarder à la vitesse supérieure (courriers avec accusé de réception) pour lui faire comprendre que vous n'êtes pas dupe.
Le payeur automatique, à qui vous avez fait accepter un mode de règlement automatique du type LCR.
» Aucune relance n'est à effectuer.
Le bon payeur, dont le règlement vous parvient systématiquement le jour même de l'échéance de vos factures, voire avant.
» Dans ce cas la relance est superflue.