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Pour savoir se faire payer par ses clients

Bien facturer pour être bien payé



Pour limiter au maximum les risques d'impayés et de retards de paiement dus à des litiges administratifs, il est nécessaire de soigner la rédaction des factures.

Elles doivent être le reflet du contrat passé entre le fournisseur et le acheteur et  toute déviance posera problème. Par ailleurs, elles comportent des engagements réciproques :

bien facturer

  • Pour le fournisseur de livrer un bien à une date et un prix définis.
  • Pour l'acheteur le paiement du prix à une date d'échéance donnée.
Les factures sont également un document fiscal essentiel car elles sont la pierre angulaire du système de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).

Les enjeux d'une bonne facturation

La facture doit être l'exact reflet de la tractation commerciale et en cohérence parfaite avec les conditions générales de ventes. Tout écart risque de générer un retard de paiement et une détérioration de la relation avec votre client.

La facture doit répondre de certaines obligations légales sans quoi les entreprises "fautives" encourent de lourdes sanctions financières.

La facture est une créance qui, pour être recouvrable, doit revêtir trois critères dont la démonstration de la preuve incombera au créancier en cas de litige.
  • la créance doit être certaine : elle soit avoir une existence actuelle incontestable et donc correspondre à une livraison de biens et/ou de services,
  • la créance doit être liquide : son montant doit pouvoir être déterminé en argent. Le détail de ce montant doit être précisé sur la facture,
  • la créance doit être exigible, c'est à dire échue. Pour cela, il est impératif d'indiquer une date d'échéance sur la facture conforme aux délais de paiement maximaux en vigueur (LME du 4 août 2008).

Contrairement à une idée répandue, la facture n'est pas un document contractuel et ne suffit pas à prouver l'obligation d'un acheteur envers un vendeur. Pour se faire, elle devra être accompagnée des documents commerciaux :
  • bon de commande,
  • bon de livraison,
  • procès-verbaux de recette,
  • contrat...
...prouvant la commande de l'acheteur et l'exécution de l'obligation du vendeur.
Les factures doivent être conservées pendant 10 ans (Article L441-3 du code de commerce). Attention au contrôle fiscal !
Vous avez obligation de faire apparaître sur vos factures le taux de pénalités de retard de paiement qui seront exigibles dès le lendemain de la date d'échéance de votre facture. Ce taux devra être au moins égal à 3 fois le taux d'intérêt légal (0,04% en 2013. Il était à 3,79% en 2009).
Depuis le 1er janvier 2013, il est également obligatoire (article 121 de la loi n°2012-387 adoptée le 22 mars 2012) de mentioner sur les factures le montant de l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement, d'un montant de 40 euros (décret n°2012-1115 du 2 octobre 2012).
En savoir plus.

Quand facturer ?

L'émission des factures a des conséquences fiscales car elles sont le fait générateur de TVA. L'enjeu pour la collecte de l'impôt est donc très important. C'est pourquoi la date d'émission des factures est précisée par l'article L441-3 du code de commerce qui stipule que "Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service." Il est donc nécessaire d'émettre la facture dès la réalisation de la prestation ou de la livraison de marchandises.
Cette règle dont la raison d'être est avant tout fiscale est également valable pour bien se faire payer par ses clients. En effet, la facturation anticipée comme la facturation tardive sont sources de litiges et de retards de paiement. Facturer en temps et en heure est essentiel !

La date d'échéance

Elle doit impérativement apparaître sur vos factures. Le recouvrement s'articule autour de cette date qui doit être conforme au délai de paiement négocié avec votre client et à la LME (Loi de Modernisation de l'Economie, du 4 août 2008).
Le calcul de la date d'échéance se base sur la date d'émission de la facture (hors DOM TOM) plus le délai de règlement (LME).

La prescription des factures

La prescription est un mode d'extinction des obligations de l'acheteur à l'issue d'un certain temps. Pour être recouvrée, la facture ne doit pas être prescrite, c'est à dire ne pas dater de plus de 5 ans (art L 110-4 du code de commerce). Si c'est le cas, l'acheteur pourra invoquer cette prescription pour s'opposer définitivement au paiement.
Les chances de recouvrer une facture diminuent fortement au fur et à mesure que le temps passe, quelle que soit la raison du non-paiement. A 6 mois de retards, l'énergie dépensée pour recouvrer une facture est très élevée et inversement proportionnelle aux chances de succès qui tombent à seulement 20%.

Les litiges de facturation les plus fréquents

  • Ecart entre le prix facturé et le prix négocié.
  • Emission de la facture avant la livraison ou longtemps après. La facture doit être émise dès la réalisation de la vente.
  • Désaccord du client sur la date d'échéance.
  • Erreur de libellé de facture. Attention à adresser votre facture à l'exacte raison sociale de votre client et à la bonne adresse.
  • Numéro de commande indiqué sur la facture erroné ou absent.
  • Facturation de TVA alors que la facture est en exonération de TVA.
Toutes ces erreurs engendrent des retards de paiement et demandent du temps pour être résolues.
Facturer juste du premier coup est essentiel !


Suivant : La gestion des litiges
 





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Derniers commentaires

Il serait utile d actualiser le taux d intérêt légal en vigueur.
Merci bien.
NDLR : c'est fait. Merci pour votre commentaire.

De :PATIN Jean-Christophe

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