Bien facturer pour être bien payé

Pour limiter au maximum les risques d'impayés et de retards de paiement dûs à des litiges administratifs, il est nécessaire de soigner la rédaction des factures.

Elles doivent être le reflet du contrat passé entre le fournisseur et l'acheteur en sachant que toute déviance posera problème. Par ailleurs, elles comportent des engagements réciproques :

• Pour le fournisseur de livrer un bien à une date et un prix défini.
• Pour l'acheteur le paiement du prix à une date d'échéance donnée.

Les factures sont également un document fiscal essentiel car elles sont la pierre angulaire du système de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).

Les enjeux d'une bonne facturation

La facture doit être l'exact reflet de la tractation commerciale et en cohérence parfaite avec les conditions générales de ventes. Tout écart risque de générer un retard de paiement et une détérioration de la relation avec votre client.

La facture doit répondre de certaines obligations légales sans quoi les entreprises "fautives" encourent de lourdes sanctions financières.

La facture est une créance qui, pour être recouvrable, doit revêtir trois critères dont la démonstration de la preuve incombera au créancier en cas de litige :

• La créance doit être certaine : elle doit avoir une existence actuelle incontestable et donc correspondre à une livraison de biens et/ou de services,
• La créance doit être liquide : son montant doit pouvoir être déterminé en argent. Le détail de ce montant doit être précisé sur la facture,
• La créance doit être exigible, c'est-à-dire échue. Pour cela, il est impératif d'indiquer une date d'échéance sur la facture conforme aux délais de paiement maximaux en vigueur (LME du 4 août 2008).

Contrairement à une idée répandue, la facture n'est pas un document contractuel et ne suffit pas à prouver l'obligation d'un acheteur envers un vendeur. Pour se faire, elle devra être accompagnée des documents commerciaux :

• Bon de commande,
• Bon de livraison,
• Procès-verbaux de recette,
• Contrat...

...prouvant la commande de l'acheteur et l'exécution de l'obligation du vendeur. En savoir plus.

Quand facturer ?

L'émission des factures a des conséquences fiscales car elles sont le fait générateur de TVA. L'enjeu pour la collecte de l'impôt est donc très important. C'est pourquoi la date d'émission des factures est précisée par l'article L441-9 du code de commerce, applicable depuis le 1er octobre 2019, qui stipule que "le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la livraison ou de la prestation de services au sens du 3 du I de l’article 289 du code général des impôts".

Cette clarification intervient car les articles L.441-3 du code du commerce d'une part et le 289.I.3 d'autre part pouvaient entretenir une certaine confusion.

Il est donc indiscutablement nécessaire d'émettre la facture dès la réalisation de la prestation ou de la livraison de marchandises.

La date d'échéance

Elle doit impérativement apparaître sur vos factures. Le recouvrement s'articule autour de cette date qui doit être conforme au délai de paiement négocié avec votre client et à la LME (Loi de Modernisation de l'Economie, du 4 août 2008).
Le calcul de la date d'échéance se base sur la date d'émission de la facture (hors DOM TOM) plus le délai de règlement (LME).

Autres informations obligatoires

Pour l'émetteur de la facture :

• Raison sociale, adresse, forme juridique, capital social, SIREN, N° TVA intracommunautaire.

Dans le corps de la facture :

• Numéro de facture,
• Date d'émission de la facture,
• Date de vente ou de la prestation de service,
• Date d'échéance (veillez à respecter la législation sur les délais de paiement),
• La quantité,
• La dénomination des biens livrés ou services réalisés (nature, marque, références, matériaux fournis, main d'œuvre)
• Le prix unitaire HT des produits vendus, ou services effectués et les réductions de prix éventuelles,
• Les conditions d’escompte pour un paiement avant la date d'échéance,
• Le taux des pénalités de retard de paiement exigibles le jour suivant la date d'échéance,
• Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 euros par facture).
• La somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises.

Pour l'acheteur :

• Raison sociale, adresse, forme juridique, capital social, SIREN, N° TVA intracommunautaire,
• Adresse de facturation si différente de l’adresse ci-dessus évoquée,
• Le numéro du bon de commande s’il a été établi par l’acheteur.

La prescription des factures

La prescription est un mode d'extinction des obligations de l'acheteur à l'issue d'un certain temps. Pour être recouvrée, la facture ne doit pas être prescrite, c'est à dire ne pas dater de plus de 5 ans (art L 110-4 du code de commerce). Si c'est le cas, l'acheteur pourra invoquer cette prescription pour s'opposer définitivement au paiement.

Les litiges de facturation les plus fréquents

• Écart entre le prix facturé et le prix négocié.
• Émission de la facture avant la livraison ou longtemps après. La facture doit être émise dès la réalisation de la vente.
• Désaccord du client sur la date d'échéance.
• Erreur de libellé de facture. Attention à adresser votre facture à l'exacte raison sociale de votre client et à la bonne adresse.
• Numéro de commande indiqué sur la facture erroné ou absent.
• Facturation de TVA alors que la facture est en exonération de TVA.

Toutes ces erreurs engendrent des retards de paiement et demandent du temps pour être résolues.
Facturer juste du premier coup est essentiel !

Factures électroniques : comment ça fonctionne ?

La facture peut être émise par voie électronique et devra l'être prochainement pour toutes les entreprises. Dans tous les cas, le contenu d'une facture dématérialisée correspond strictement à celui d'une facture papier avec les mêmes mentions obligatoires.

Par ailleurs, la facturation électronique est obligatoire pour les entreprises dans le cadre des marchés publics depuis début 2020.

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 va généraliser la facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA avec un déploiement qui va s'étaler entre 2024 et 2026.

Cette grande évolution aux implications multiples va permettre à l'État un meilleur contrôle de la TVA.

Elle pose tout de même question sur la confidentialité des données. En effet, l'État aura accès à l'ensemble des transactions commerciales et à leur détail sur le territoire national. Nous sommes donc en droit de nous interroger sur le risque d'exploitation ou de fuites de données commerciales vitales et confidentielles pour les entreprises vis-à-vis de leur concurrence.