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La lettre recommandée électronique

La LRE La lettre recommandée électronique (LRE) est une alternative légale à l’envoi d’un recommandé avec accusé de réception classique au format papier (LRAR).

De plus en plus prisée par les professionnels, cette solution numérique séduit par la praticité de son utilisation ainsi que ses faibles coûts.

Toutefois, n’est pas considéré comme LRE n’importe quel envoi de documents réalisé à l’aide de n’importe quel moyen numérique. Le recommandé électronique est défini par un cadre juridique strict et précis. Sa valeur juridique est la même que celle de la lettre recommandée traditionnelle (LRAR) sous réserve du respect des conditions décrites dans l’article 44 du règlement eIDAS n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.

Lettre recommandée électronique : que dit la loi ? Quelles sont les conditions à remplir ? Décryptage de Cortex, société spécialisée dans la gestion et le traitement des documents papiers et numériques.

Les modalités techniques requises de la Lettre Recommandée Électronique

Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 pris pour l’application de l'article 93 de la loi pour une République numérique relatif au recommandé électronique précise les conditions d'application visant à garantir l'équivalence de l'envoi d'une lettre recommandée électronique (LRE) avec l'envoi d'une lettre recommandée classique (LRAR).

À noter que si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu afin de lui envoyer une LRE.

Pour être qualifiée, la LRE doit répondre aux exigences suivantes :

A – Vérifier les identités de l’expéditeur & du destinataire

La vérification de l’identité de l’expéditeur et le destinataire doit être assurée par un tiers opérateur dans les conditions prévues par le règlement eIDAS.

L'identité de l’expéditeur est assurée par un des moyens à niveau élevé de confiance cités ci-dessous :
  • Par la présence en personne de la personne physique ou du représentant de la personne morale.

  • À distance, à l’aide de moyens d’identification électronique.

  • Au moyen d’un certificat qualifié de signature électronique ou d’un cachet électronique qualifié.

  • À l’aide d’autres méthodes d’identification reconnues au niveau national qui fournissent une garantie équivalente en termes de fiabilité à la présence en personne.

  • L'identité du destinataire est réalisée grâce à un procédé à niveau substantiel de confiance tel que l’authentification par des cartes codes OTP, par clé RGS** (clé REAL, clé RPVA), identification à distance par webcam et une pièce d’identité.

B – Prouver le dépôt électronique

La preuve de dépôt permet d’attester avec certitude que le document de la LRE a correctement été mis à disposition du destinataire.

Le tiers opérateur doit délivrer à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi de la LRE et la conserver au moins 1 an. Cette preuve doit comporter plusieurs mentions obligatoires comme le nom/prénom, l’adresse électronique, la date et l’heure d’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié…

C- Notifier le destinataire

Le destinataire doit être notifié par voie électronique par un tiers opérateur qu’un recommandé électronique lui a été adressé. Il peut l’accepter ou le refuser sous un délai de 15 jours.

À noter, que le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur.

D- Acceptation ou refus du destinataire de lire la LRE

Le destinataire a la possibilité de :
  • Soit accepter la réception de la LRE, auquel cas, le tiers opérateur procède à sa transmission et conserve une preuve de réception par le destinataire au moins 1 an.

  • Soit refuser la réception de la LRE ou ne pas la réclamer, auquel cas, le tiers opérateur transmet à l’expéditeur une preuve de refus ou de « non-réclamation » au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours.
À noter que dans chaque cas, les preuves font état de mentions obligatoires légitimes (date, heure…).

Quelle valeur juridique d’un e-mail simple vs LRE ?

Un simple mail n’assure nullement des exigences légales aussi poussées concernant la vérification de l’identité du destinataire. Ainsi, contrairement à un e-mail, en cas de litige, la LRE qualifiée permet d’apporter des preuves d’envoi par l’expéditeur et de réception par le destinataire.

L’ensemble de ces preuves permet à l’expéditeur de prouver non seulement la réception du courrier par le destinataire, mais aussi de garantir le contenu de la LRE.

Comment choisir un prestataire de Lettre Recommandée Électronique ?

Avant de choisir un partenaire, plusieurs points sont à étudier en amont :

> référencement de la solution au niveau européen

Tout d’abord, il est à noter que seuls les prestataires de service confiance qualifiés (PSCQ) inscrits dans la liste et proposant la LRE référencée « Qualified electronic registered delivery service » disposent d’une solution fiable et reconnue au niveau de l’Union européenne.

> fonctionnalités et facilité d’utilisation

Ensuite, il est intéressant de comparer les solutions au niveau des fonctionnalités offertes : facilité d’authentification du destinataire, envoi groupé de LRE, envoi des notifications, taille maximale des pièces jointe sans surcoût, ….

> suivi multicanal

Comme souligné ci-haut, le consentement préalable du destinataire particulier est obligatoire afin d’envoyer des recommandés électroniques.

Par exemple, dans le cadre d’un cabinet de recouvrement, il est rare d’obtenir ces consentements de la part des particuliers. Le cabinet a tout intérêt de disposer d’une solution multicanal (LRE et LRAR) permettant de centraliser tous les envois et le suivi depuis un seul outil.

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