Appliquer des scénarios de relance

Le recouvrement de créances est souvent associé aux actions en justice ou aux courriers menaçants d’huissiers ou de sociétés de recouvrement.

En réalité, la partie précontentieuse (envoi de courriers de mise en demeure) et contentieuse (actions en justice) représente une infime minorité.

En effet, la plus grosse partie du recouvrement s’effectue et se règle lors de la phase amiable.

Ce procédé est avant tout un outil de gestion d’entreprise, de son cycle d’exploitation et de son besoin en fonds de roulement. Lorsque son potentiel est bien pris en compte, il a une incidence positive sur l’ensemble des étapes du processus de vente :

• Gestion et anticipation du risque client
• Contractualisation
• Gestion de la facturation
• Gestion des litiges de tous types : qualité, problèmes de livraison, mauvaise facturation, service après vente …

Effectuées de manière anticipée par rapport à la date d’échéance de la facture, les actions de relance permettent d’identifier les causes de non paiement et d’effectuer les corrections nécessaires dans l’organisation de l’entreprise pour ne pas renouveler la même erreur. Il est également un moyen de crédibiliser son entreprise auprès de ses clients et de la pérenniser en assurant des encaissements aux dates prévues

De la nécessité de cadrer la phase amiable…

Cependant, il est indispensable d’encadrer la phase amiable. Elle a un début et une fin. Sa durée est de maximum 60 à 90 jours en fonction des scénarios de relance.

Autre point essentiel, la progressivité des actions qui n’ont le même objet dès lors qu’elles sont effectuées en début ou en fin de processus.

Dans le cas contraire, le créancier peut se faire « balader » indéfiniment par son débiteur qui a toujours une bonne raison de retarder le paiement.

…A la mise en place de scénarios de relance

Cet encadrement se fait par la mise en place de scénarios de relance qui proposent des étapes progressives et essentielles. Il existe plusieurs niveaux de relance et une action particulière permet de passer d'un niveau à un autre (par exemple l'envoi d'un courrier recommandé avec AR).

Chaque scénario est défini en fonction des spécificités de la typologie de clientèle à laquelle il s’applique. Par exemple, il sera très différent pour les clients identifiés comme étant financièrement risqués et pour les clients publics, ou les clients Saoudiens…

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  Les scénarios de relance dans My DSO Manager

  Il est possible de créer un nombre illimité de scénarios de relance dans My DSO Manager puis de les affecter aux clients concernés.
  
  Chaque scénario contient des actions qui sont paramétrables dans l'admin puis adaptables lors de leur réalisation (par exemple l'envoi d'un email interactif).
  
  L'objectif est de bénéficier de la puissance de l'outil pour créer dynamiquement des documents de relance tout en permettant au chargé de recouvrement de les personnaliser, condition de leur efficacité. En voir plus dans la démo en ligne.

Le chargé de recouvrement conserve une autonomie pour adapter les relances en fonction de sa connaissance de la situation et de son expérience avec l’acheteur.

Cependant, il doit respecter le cadre fixé. Il est désormais impossible d’avoir une créance saine (non litigieuse) vieille de 180 jours avec un recouvrement qui stagne au niveau amiable de premier niveau.

Conclusion

La mise en place de scénarios de relance est indispensable pour gérer efficacement la phase amiable qui représente l’essentiel de votre recouvrement.

Chaque scénario possède deux sorties pour une facture.

• La première, temporaire, est l’identification d’un litige justifié. Dans ce cas, le chargé de recouvrement continue de relancer la facture mais auprès d’un acteur interne son entreprise (commercial, technicien…) pour qu’il le résolve. Dès que c’est le cas, la facture réintègre le scénario de relance effectué vers le client.


• La deuxième est tout simplement le paiement de la facture ou le passage en créance douteuse en cas d’impayé et d’action contentieuse.

Ces principes renforcent l’efficacité de la relance et la relation commerciale avec vos clients et permettent de fixer à un haut degré le niveau d’exigence envers tous les processus internes (qualité, logistique, administratif) pour que chaque facture soit certaine (incontestable par le client) et payée dans les temps.