Être payé par ses clients à la date d'échéance des factures est vital pour toute entreprise.

La mise en place d'un ou plusieurs scénarios de relance adaptés (appelé également processus de recouvrement ou workflow) à chaque situation permet d'obtenir les meilleurs résultats et d'optimiser la trésorerie de sa société.

L'objectif étant d'être payé à la date d'échéance contractuelle, la première relance s'effectue en amont afin de s'assurer que rien ne s'oppose au règlement et pour obtenir une promesse de règlement.

Dans le cas contraire, cette relance préventive permet d'identifier et de traiter un litige au plus tôt.

Si le paiement n'est pas effectué et que vous subissez un retard de paiement, les relances "en entonnoir" (de plus en plus fermes) sont enchainées par plusieurs moyens (appels téléphoniques, courriers, emails) pour maximiser les chances d'être payé rapidement.

Dans le cas contraire, ces relances effectuées seront preuves de votre bonne foi lors d'une éventuelle démarche contentieuse. Un recouvrement laxiste est nuisible et ne permet pas, bien au contraire, de préserver la relation commerciale. Il en est de même pour les relances effectuées en masse (lettres - e-mails types envoyées indistinctement à tous les clients) qui n'augmentent pas la probabilité d'être payé.

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  Le recouvrement dans My DSO Manager

  La gestion du recouvrement est l'élément central de My DSO Manager. L'application permet d'appliquer des scénarios de relance en fonction de la typologie de clients puis de piloter ses actions dans son agenda dédié.
  
  L'outil crée dynamiquement des modèles de relance (e-mails, courriers) qui sont paramétrables dans l'admin et lors de leur envoi afin d'être personnalisés.
  
  Il propose également des fonctionnalités innovantes telles que la relance interactive et la relance automatique.
  
  Suite au retour client, un statut et un commentaire sont associés aux factures, permettant ainsi une traçabilité de l'ensemble des échanges avec ses clients. En voir plus dans la démo en ligne.

Processus de recouvrement de créances et niveaux de relance client

Le processus de recouvrement s'articule autour de la date d'échéance. Il définit un cadre temporel dans lequel est effectuée la relance amiable. Il a un début et une fin qui intervient lorsque la facture est payée où en cas d'impayé après l'envoi de la mise en demeure.

Il est constitué d'une succession de phases : préventif, niveau 1, niveau 2, niveau 3, qui sont de plus en plus fermes et formalisées au fur et à mesure que le temps passe.

Les différentes étapes du scénario de relance

1. Relance préventive
2. Relance niveau 1
3. Relance niveau 2
4. Relance niveau 3
5. Contentieux - recouvrement des impayés

Le téléphone et l'e-mail sont les modes de communication les plus efficaces pour relancer vos clients. Cependant, chaque accord/engagement doit faire l'objet d'une confirmation écrite (courrier, e-mail, fax).

En cas de retards de paiement de plus de 3 semaines, l'utilisation de courriers de relance avec accusé de réception est possible, tout en veillant à ce qu'ils arrivent au bon destinataire et que les problèmes éventuels empêchant le paiement (litiges, problèmes administratifs) soient identifiés et traités.

Utilisez les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement pour éduquer vos clients à vous payer aux dates d'échéances contractuelles. Les pénalités de retard sont obligatoires depuis 2009 (Loi LME du 4 août 2008). Voir également les articles (liste non exhaustive) :

• 10 principes pour éviter les retards de paiement.
• Comment relancer les établissements publics.
• Quelles sont les clés du recouvrement de créances ?

Les différents profils payeurs

Il est avantageux d'adapter sa relance au débiteur en lui attribuant un profil payeur. Nous distinguons sept principales catégories :

• Le payeur négligent, qui attend toujours d'être relancé pour payer.

  » A relancer rapidement (idéalement en préventif) et commercialement (délicatement...).

• Le mauvais payeur, qui cherche à gagner des semaines (ou des mois) de trésorerie en retardant le plus possible le règlement des factures.

  » Relancez le fermement à intervalles courts pour lui faire comprendre le sérieux de votre gestion. Envoyez rapidement une mise en demeure car les courriers de relance simples n'auront d'autre effet que de le convaincre qu'il a encore du temps avant de payer.

• Le payeur insolvable, qui ne peut pas vous payer pour le moment.

  » Soyez exigeant dans votre relance quitte à accepter un échéancier de paiement (toujours avec un paiement partiel immédiat). Les fournisseurs effectuant le moins de relances seront laissés pour compte !

• Le payeur administratif, qui regroupe beaucoup de grosses structures publiques et privées. La complexité administrative "noie" vos actions de relances. Les courriers envoyés n'arrivent nulle part...etc.

  » Faîtes l'effort de comprendre le circuit de traitement de vos factures et de validation des paiements. Nouez de bonnes relations avec des personnes clés qui vont vous aider dans le dénouement des noeuds qui ne manqueront pas de retarder les règlements de vos créances.

• Le payeur "litige", qui invoque systématiquement un litige valable ou pas pour justifier l'impayé.

  » Soyez précis dans votre relance en lui procurant rapidement les éléments de preuve de l'exigibilité de vos factures. Passez ensuite sans tarder à la vitesse supérieure (courriers avec accusé de réception) pour lui faire comprendre que vous n'êtes pas dupe.

• Le payeur automatique, à qui vous avez fait accepter un mode de règlement automatique du type LCR.

  » Aucune relance n'est à effectuer.

• Le bon payeur, dont le règlement vous parvient systématiquement le jour même de l'échéance de vos factures, voire avant.

  » Dans ce cas la relance est superflue sauf pour identifier un éventuel litige.