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Pour savoir se faire payer par ses clients

Recouvrement amiable niveau 2

La relance niveau 2 intervient après plusieurs relances infructueuses malgré la résolution éventuelle de problèmes simples effectuée lors de la relance niveau 1.

A ce stade (entre 8 et 30 jours de retard), la situation devient inquiétante. Aucune raison bénigne (chèque perdu, comptable absent…etc) ne peut justifier ce retard.

L'acheteur ne paie pas soit parce qu’il ne veut pas payer soit parce qu’il ne peut pas à cause de problèmes financiers ou administratifs importants.

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Si le retard incombe en totalité au client (absence de litige justifiant l'absence de paiement), il est nécessaire de relancer son interlocuteur de manière plus ferme qu'auparavant en variant les modes de relance (e-mail, e-mail interactif, téléphone, courrier) et par exemple en envoyant un courrier de relance avec accusé de réception exigeant un paiement immédiat.

La mobilisation des acteurs de son entreprise pouvant intervenir auprès du client (vendeur, directeur…etc) est souvent très efficace pour débloquer la situation.

Cette relance sera rapidement suivie d'un appel téléphonique pour maintenir la pression sur l'acheteur. Celui-ci doit comprendre que les actions de recouvrement sont professionnelles et qu'il sera relancé à intervalles courts tant qu'il n'aura pas honoré son engagement de payer vos factures.
 Exigez de votre client le paiement de pénalités de retard pour compenser le coût financier des retard de paiement et pour appliquer la loi, le paiement des pénalités de retard étant obligatoire depuis la mise en application de la Loi de Modernisation de l'Economie. Par ailleurs, cela contribuera à éduquer votre client à payer en temps et en heure.

Déroulement du recouvrement niveau 2

Cette étape intervenant après la relance préventive puis la relance niveau 1, elle est plus ferme que les précédentes et demande l'intervention d'autres acteurs de l'entreprise. L'acheteur doit comprendre que cette situation de retards de paiement est anormale et que le vendeur souhaite clairement une régularisation immédiate.

recouvrement factures en retard de paiement 22 à 35 jours

Conservez l'historique de l'ensemble de vos relances depuis la première relance préventive. Chaque appel téléphonique doit être préparé et se base sur les échanges précédents. Cela permet de structurer votre appel et vous évite de vous faire balader par un interlocuteur qui trouverait lors de chaque relance une nouvelle raison pour ne pas payer.

La relance client doit donc être en entonnoir pour amener votre client à vous payer sans qu'il n'ait d'autre alternative que de vous avouer qu'il ne peut pas vous payer si tel est le cas.
 L’intervention du commercial est souvent très efficace à ce stade pour la simple raison qu’il n’a pas les mêmes interlocuteurs que la personne chargée du recouvrement des factures qui est en relation avec les services comptables. Il pourra faire jouer son relationnel avec le responsable des achats ou le directeur de l’entreprise pour aboutir à un déblocage rapide du paiement des factures dues.
 Utilisez le blocage du compte client comme outil de relance : "nous pourrons vous livrer votre dernière commande dès réception de votre paiement". Cela suffira à convaincre un récalcitrant de vous payer. Si votre client est dans l'incapacité de vous payer, le blocage des livraisons limitera le montant de l'impayé potentiel à venir.

Suivant : Le recouvrement amiable niveau 3
 

Outils à télécharger:

Méthode de relance téléphonique pour les retards de trois à cinq semaines incluant des exemples de formulation
Modèle de lettre de relance de niveau 2 adressée au responsable achats lorsque les relances effectuées à la comptabilité fournisseurs sont restées inefficaces.

L'objectif est que le responsable achat intervienne auprès de sa comptabilité pour débloquer les règlements.
Modèle de lettre de relance de niveau 2 adressée au chargé d'affaires dont la validation ou l'intervention auprès de la comptabilité fournisseurs est nécessaire pour que les factures soient payées.
Modèle de lettre de relance client informant du blocage éventuel de son compte s'il ne paie pas
Modèle de lettre de relance client de niveau intermédiaire
Modèle de lettre de relance de niveau 2 en anglais informant l'acheteur que sans paiement des factures dues son compte sera bloqué et qu'aucune nouvelle commande ne pourra être enregistrée.

Cette relance est très efficace surtout si votre acheteur a besoin de vous passer de nouvelles commandes ou dans le cadre d'affaires récurrentes.
Modèle de lettre de relance de niveau 2 en anglais insistant sur la notion de partenariat entre le vendeur et l'acheteur qui risque d'être remise en cause du fait des retards de paiement.

Cette lettre constitue un second rappel plus ferme que le précédent.


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Bravo pour ces outils faciles d'accès et très bien faits qui nous permettent d'être à jour et de péréniser nos entreprises !

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