Relancer les établissements publics

Responsables d’une part significative des retards de paiement qui pénalisent les entreprises, les administrations publiques sont une catégorie à part en recouvrement de créances.

En effet, les causes amenant des impayés sont très différentes de celles de la plupart des entreprises privées. Il n’est pas question ici de solvabilité (du moins on l’espère) ou de tensions de trésorerie comme cela peut classiquement être le cas pour une PME : « je retarde le paiement de mes factures fournisseurs pour soulager ma trésorerie ». Dans ce cas, la contrainte amenant le retard est purement financière.

Pour les administrations publiques, les contraintes sont très différentes et ne sont pas forcément « meilleures » pour les fournisseurs. En effet, il peut être très difficile de se faire payer par ces clients dont on croit, à priori, que le paiement des factures ne posera pas de problème.

Pourquoi les publics paient-ils en retard ?

Cela provient à la fois de la nature bureaucratique de ces organisations et à l’évolution qu’elles ont connues récemment. En effet, les établissements publics ont rationnalisé leur mode de traitement des factures ces dernières années avec pour objectif de réduire les coûts et augmenter l’efficience des processus d'achat.

De nouveaux systèmes d’informations ont été mis en place afin d’industrialiser le processus. Le projet le plus emblématique est « Chorus », gigantesque projet SAP de l’état à un milliard d'euros qui a connu bien des aléas dont ont souffert les fournisseurs des différents ministères.

Etant donné que le système est automatisé, le paiement se fait automatiquement à la date d’échéance des factures dès lors que tout est en place.

Par contre, il suffit qu’une étape ne soit pas validée (par exemple, un oubli de confirmation de bonne réception dans le système, ou un document manquant), et la facture ne sera pas payée jusqu’à ce que l’action corrective soit effectuée.

Que faire pour se faire payer ?

Première conséquence pour le vendeur, il est essentiel de comprendre en amont de la vente le processus d’achat de l’administration. Comment est traitée une commande fournisseur ? Quelles sont les informations indispensables à faire figurer sur la facture ? Ou doit-elle être envoyée ? Qui contacter en cas de problème ?

C’est au vendeur de s’adapter au mode de fonctionnement de l’administration car cette dernière ne le fera pas. Sans cela, il risque fort de ne pas être payé et il ne saura pas pourquoi ni que faire.

Les organismes publics proposent souvent une charte fournisseur, document récapitulatif de l’ensemble des obligations du vendeur pour se faire payer.

Elle doit être comprise et appliquée, même si cela n’est pas toujours suffisant.

Comment relancer efficacement un public ?

Le chargé de recouvrement a obligation d’acquérir une très bonne connaissance de l’organisation de l’administration et de ses processus pour obtenir des résultats. Son action est très différente de celle qu’il entreprendra avec une PME.

Il doit tout d’abord se muer en enquêteur afin de comprendre pourquoi la facture n’est pas payée. A quel stade est-elle bloquée dans le système et que manque-t-il pour la valider ? Ce travail d’investigation n’est pas simple car il faut trouver la personne qui sera à même de transmettre l’information.

Le service des réclamations fournisseurs permettra d’obtenir des informations en sachant qu’il faut parfois beaucoup de persévérance pour obtenir une réponse.

Une fois la cause du retard de paiement connue, il faut identifier la personne à même de la traiter et lui demander aimablement de le faire et procéder ainsi jusqu’à l’obtention du paiement (il peut y avoir plusieurs blocages successifs).

Le recouvrement : l'art du relationnel client

N’oubliez pas qu’il n’y a pas de volonté de retarder les paiements fournisseurs mais simplement une complexité administrative parfois très frustrante.

En cas de retard de paiement, la Loi contraint l’établissement public à payer des intérêts moratoires et une indemnité forfaitaire de frais de recouvrement. L'état est censé payer automatiquement ces pénalités sans que le fournisseur les lui réclame (article 39 de la Loi n°2013-100 du 28 janvier 2013).

Conclusion

Le risque de retards de paiement pour raisons administratives fait partie des risques crédit au même titre que le risque d’insolvabilité du client ou le risque politique en cas de vente export. Il a le même effet : l'impayé.

Il est d’autant plus dangereux qu’il est souvent sous-estimé car le caractère public de l’acheteur rassure, à tort, sur le bon paiement des factures.

La prise en compte par le vendeur des contraintes qu'il impose permet de le limiter et de rompre le parallèle client public égale retards de paiement.