Recouvrement amiable niveau 1

La relance niveau 1 intervient lorsque la date d'échéance de la facture est passée sans que l'acheteur ait payé le vendeur du montant dû malgré une première relance préventive.

Cette étape du processus de recouvrement concerne les retards de paiement récents. Le client n’a pas honoré sa promesse de règlement obtenu lors de la première relance et les factures restent pour l’instant impayées alors qu’elles sont dues.

La première étape est de connaître la raison du non-paiement et de dissocier les raisons bénignes :

• Chèque envoyé mais perdu par la poste ou arrivé non signé.
• Oubli.
• Facture(s) non saisie(s) en comptabilité.
• Comptable ou signataire absents.
• Erreur dans la saisie de votre RIB.
• Paiement effectué par erreur à un autre fournisseur...etc.

...qui seront rapidement résolues et les raisons plus sérieuses ayant pour fondement un litige, la fragilité financière du client, des problèmes administratifs et/ou sa mauvaise foi.

Si la relance téléphonique et les échanges par email sont indispensables à ce stade, un courrier avec accusé de réception peut également être envoyé pour demander par écrit un paiement immédiat des factures échues dès lors qu'il est clair que le client cherche à gagner du temps. Voir notre tutoriel sur les différents médias de relance à utiliser en recouvrement.

Déroulement du recouvrement niveau 1

Les actions de relance débutent dès la date d'échéance de la facture passée avec pour objectif de comprendre la cause du retard de paiement et d'amener le client à régulariser la situation immédiatement ou dans un délai très court cohérent avec le problème identifié.

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Relancer les administrations et les grandes entreprises

Facteur clé du succès de vos actions de relance, trouver le bon interlocuteur chez le client n'est pas toujours facile.

En effet, si le responsable comptable, le directeur financier ou le dirigeant sont aisément identifiables comme étant des interlocuteurs cibles dans les TPE / PME / PMI, cette recherche peut devenir plus complexe avec des entreprises de tailles plus importantes.

Une des principales difficultés du recouvrement de créances avec les grandes entreprises et les administrations est de comprendre leur organisation et de trouver un interlocuteur qui pourra compléter les actions nécessaires au déblocage du paiement (validation dans le système, création d'un numéro de commande...etc.).

Il est donc nécessaire d'investiguer pour comprendre le processus de validation des factures et intervenir là où réside le blocage, sans quoi les relances n'auront aucun effet.

Les astuces pour retarder le paiement d'une facture

A ce stade de relance, de nombreux retards sont dus à une volonté de la part du client à gagner quelques jours / semaines de trésorerie grâce au crédit fournisseur (les litiges et autres problèmes administratifs représentent une part plus grande encore).

En effet, beaucoup pensent que cela ne leur portera pas préjudice d'autant plus qu'il est facile de mentionner une excuse toute faite. Voici les plus fréquentes :
 

Astuce du client	Réponse à apporter
Nous n'avons pas reçu la facture. Merci de nous envoyer un certificat dupliqué conforme.	Envoyez immédiatement un certificat dupliqué conforme par email. Si nécessaire, envoyez-le également par courrier. Rappelez immédiatement le client pour obtenir une confirmation de paiement immédiate.
Le chèque est parti il y a deux semaines. Pouvez-vous faire des recherches ?	Après une courte vérification de l'absence de réception du chèque, envoyez une lettre de désistement et demandez un paiement immédiat par virement bancaire (les virements ne se perdent pas par la poste !)
Notre client ne nous a pas réglé donc nous ne pouvons pas encore vous payer.	Cette raison n'est pas acceptable, vous n'êtes pas concerné par les péripéties de la relation commerciale de votre client avec son propre client. Exigez de votre client qu'il respecte ses engagements (payer votre facture) dans le cadre de la relation établie entre lui et votre entreprise uniquement.
La personne habilitée à signer les chèques et les virements est absente.	Rappeler dès le retour du signataire et exiger pour les prochaines échéances de changer de moyen de paiement (lettre de change ou billet à ordre) pour le recevoir avant l'échéance, ce qui permettra d'éviter les retards de paiement.
Nous ne sommes pas d'accord avec le calcul de la date d'échéance (par exemple concernant le mode de calcul des 45 jours fin de mois de la LME).	Se mettre d'accord avec le client sur l'utilisation d'une seule méthode de calcul pour éviter tout litige à l'avenir. Obtenir une confirmation écrite.
Erreurs de libellé de facture ou d'adresse de facturation.	Refaire immédiatement la facture avec une date d'échéance à vue (le jour même), l'envoyer par email et demander une confirmation de paiement immédiate.
Nous n'avons pas enregistré le matériel, merci de nous envoyer le bon de livraison.	Envoyer immédiatement le bon de livraison par email et exiger un règlement immédiat.
Notre campagne de règlement se fait le jeudi, or nous sommes vendredi. Contactez-nous la semaine prochaine.	Exigez une confirmation de paiement pour le jeudi prochain. Rappelez à votre client que la date d'échéance contractuelle de paiement de vos factures s'entend date du crédit sur votre compte bancaire. Si les règlements ne sont effectués qu'une seule fois par semaine, il doit être fait le jour précédant la date d'échéance de vos factures.
Nous avons des problèmes de trésorerie et avons besoin de votre soutien.	Si ces difficultés sont avérées, vous pouvez négocier un échéancier de paiement. Seulement, celui-ci doit être le plus court possible et doit absolument être contractualisé ou au minimum confirmé par écrit.