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Pour savoir se faire payer par ses clients

Recouvrement amiable niveau 1

obtenir le paiementLa relance niveau 1 intervient lorsque la date d'échéance de la facture est passée sans que l'acheteur ait payé le vendeur du montant dû malgré une première relance préventive.

Cette étape du processus de recouvrement concerne les retards de paiement récents. Le client n’a pas honoré sa promesse de règlement obtenu lors de la première relance et les factures restent pour l’instant impayées alors qu’elles sont dues.

La première étape est de connaître la raison du non paiement et de dissocier les raisons bénignes :

  • Chèque envoyé mais perdu par la poste ou arrivé non signé.
  • Oubli.
  • Facture(s) non saisie(s) en comptabilité.
  • Comptable ou signataire absents.
  • Erreur dans la saisie de votre RIB.
  • Paiement effectué par erreur à un autre fournisseur...etc.
...qui seront rapidement résolues et les raisons plus sérieuses ayant pour fondement un litige, la fragilité financière du client, des problèmes administratifs et/ou sa mauvaise foi.

Si la relance téléphonique et les échanges par email sont indispensables à ce stade, un courrier avec accusé de réception peut également être envoyé pour demander par écrit un paiement immédiat des factures échues dès lors qu'il est clair que le client cherche à gagner du temps. Voir notre tutoriel sur les différents médias de relance à utiliser en recouvrement.
L'objectif de cet nouvelle relance client est d'obtenir une nouvelle promesse de règlement ou un engagement de paiement par écrit si le règlement n'est effectué que dans quelques jours.

Déroulement du recouvrement niveau 1

Les actions de relance débutent dès la date d'échéance de la facture passée avec pour objectif de comprendre la cause du retard de paiement et d'amener le client à régulariser la situation immédiatement ou dans un délai très court cohérent avec le problème identifié.

recouvrement factures en retard de paiement 1 à 21 jours
 L'efficacité de vos actions de relance client dépend d'une judicieuse combinaison d'appels téléphoniques en "entonnoir", d'emails et de courriers de relance dont un au moins est envoyé avec accusé de réception.
Objection souvent entendue de la part des commerciaux : « n’envoyez pas de courrier recommandé » ou « ne relancez pas le client car cela va nuire à notre relation commerciale ». C'est faux !

Demander à son client de respecter ses engagements ne nuit en rien à la relation commerciale. Au contraire, le laxisme dans la relance client amènera rapidement à une situation intolérable (multiplication des retards et incidence sur la trésorerie et le résultat de votre entreprise) qui impactera in fine fortement la relation avec votre client.


  • My DSO Manager

    Effectuer des relances avec My DSO Manager

    My DSO Manager propose des fonctionnalités puissantes pour réaliser des relances de qualité au moment adéquat.

    Elles sont générées en fonction du scénario de relance de chaque client et de la situation du compte (factures en retard...).

    Les documents de relance sont générés dynamiquement grâce aux balises #Hashtag et sont personnalisables pour une efficacité optimum.
    En voir plus.

Relancer les administrations et les grandes entreprises

Facteur clé du succès de vos actions de relance, trouver le bon interlocuteur chez le client n'est pas toujours facile.

En effet, si le responsable comptable, le directeur financier ou le dirigeant sont aisément identifiables comme étant des interlocuteurs cibles dans les TPE / PME / PMI, cette recherche peut devenir plus complexe avec des entreprises de tailles plus importantes.

Une des principales difficultés du recouvrement de créances avec les grandes entreprises et les administrations est de comprendre leur organisation et de trouver un interlocuteur qui pourra compléter les actions nécessaires au déblocage du paiement (validation dans le système, création d'un numéro de commande...etc.).

Il est donc nécessaire d'investiguer pour comprendre le processus de validation des factures et intervenir là où réside le blocage, sans quoi les relances n'auront aucun effet.

Ce principe est de plus en plus vrai car les grandes entreprises et les administrations ont très souvent rationnalisé leur comptabilité fournisseur avec une automatisation des tâches de plus en plus importante.

Cela fonctionne tant qu'il n'y a pas de problème. Par contre, la gestion des litiges et des exceptions est souvent déficiente, ce qui implique des actions de relance précises et ciblées de la part du vendeur.

Les astuces pour retarder le paiement d'une facture

A ce stade de relance, de nombreux retards sont dus à une volonté de la part du client à gagner quelques jours / semaines de trésorerie grâce au crédit fournisseur (les litiges et autres problèmes administratifs représentent une part plus grande encore).

En effet, beaucoup pensent que cela ne leur portera pas préjudice d'autant plus qu'il est facile de mentionner une excuse toute faite. Voici les plus fréquentes :
 
Astuce du client Réponse à apporter
Nous n'avons pas reçu la facture. Merci de nous envoyer un certificat dupliqué conforme. Envoyez immédiatement un certificat dupliqué conforme par email. Si nécessaire, envoyez le également par courrier. Rappelez immédiatement le client pour obtenir une confirmation de paiement immédiate.
Le chèque est parti il y a deux semaines. Pouvez vous faire des recherches ? Après une courte vérification de l'absence de réception du chèque, envoyez une lettre de désistement et demandez un paiement immédiat par virement bancaire (les virements ne se perdent pas par la poste !)
Notre client ne nous a pas réglé donc nous ne pouvons pas encore vous payer. Cette raison n'est pas acceptable, vous n'êtes pas concerné par les péripéties de la relation commerciale de votre client avec son propre client. Exigez de votre client qu'il respecte ses engagements (payer votre facture) dans le cadre de la relation établie entre lui et votre entreprise uniquement.
La personne habilité à signer les chèques et les virements est absente. Rappeler dès le retour du signataire et exiger pour les prochaines échéances de changer de moyen de paiement (lettre de change ou billet à ordre) pour le recevoir avant l'échéance, ce qui permettra d'éviter les retards de paiement.
Nous ne sommes pas d'accord avec le calcul de la date d'échéance (par exemple concernant le mode de calcul des 45 jours fin de mois de la LME). Se mettre d'accord avec le client sur l'utilisation d'une seule méthode de calcul pour éviter tout litige à l'avenir. Obtenir une confirmation écrite.
Erreurs de libellé de facture ou d'adresse de facturation. Refaire immédiatement la facture avec une date d'échéance à vue (le jour même), l'envoyer par email et demander une confirmation de paiement immédiate.
Nous n'avons pas enregistré le matériel, merci de nous envoyer le bon de livraison. Envoyer immédiatement le bon de livraison par email et exiger un règlement immédiat.
Notre campagne de règlement se fait le jeudi, or nous sommes vendredi. Contactez nous la semaine prochaine. Exigez une confirmation de paiement pour le jeudi prochain. Rappelez à votre client que la date d'échéance contractuelle de paiement de vos factures s'entend date du crédit sur votre compte bancaire. Si les règlements ne sont effectués qu'une seule fois par semaine, il doit être fait le jour précédent la date d'échéance de vos factures.
Nous avons des problèmes de trésorerie et avons besoin de votre soutien. Si ces difficultés sont avérées, vous pouvez négocier un échéancier de paiement. Seulement, celui-ci doit être le plus court possible et doit absolument être contractualisé ou au minimum confirmé par écrit.


Suivant : Le recouvrement amiable niveau 2
 

Outils à télécharger:

Modèle de lettre de relance en portugais de niveau 1 classique.

Cette lettre constitue un premier rappel formel qui sera suffisant pour faire payer les clients de bonne foi (qui souhaitent honorer leurs engagements).
Méthode de relance téléphonique pour les retards récents incluant des exemples de formulation
Kit complet de recouvrement amiable et précontentieux, de la relance préventive jusqu'à la lettre de mise en demeure.

Contient 21 outils dont 16 modèles de courriers de relance, 4 tutoriaux concernant les différentes étapes de relance téléphonique et 1 tutoriel concernant les types de questions à utiliser lors d'une relance téléphonique.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 adressé au responsable achats et lui demandant de respecter les conditions de paiement définies par la Loi de Modernisation de l'Economie du 04 aot 2008 concernant les délais de paiement.

Vos clients doivent respecter la LME. Si ce n'est pas le cas, ce courrier vous permet de le lui signifier.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 adressé au responsable achats et lui demandant de respecter les conditions de paiement qui ont été définies lors de la négociation commerciale.

Ce type de courrier permet de solliciter le responsable achats qui dans de nombreux cas peut intervenir auprès de la comptabilité fournisseurs pour améliorer le traitement de vos factures.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 classique.

Cette lettre constitue un premier rappel formel qui sera suffisant pour faire payer les clients de bonne foi (qui souhaitent honorer leurs engagements).
Modèle de lettre de relance de niveau 1 pour les clients habituellement bons payeurs.

La lettre est un simple rappel, suffisant pour ce type de client. Le retard est certainement du à un oubli ou à un problème qui sera rapidement résolu.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 insistant sur la notion de partenariat entre le vendeur et l'acheteur.

Cette lettre constitue un premier rappel formel qui sera suffisant pour faire payer les clients de bonne foi (qui souhaitent honorer leurs engagements).
Modèle de lettre de relance indiquant à l'acheteur qu'en l'absence de règlement son compte sera bloqu..

Indiquer à l'acheteur que ses dernières commandes seront prises en compte dès réception de son règlement est très efficace pour lutter contre les retards de paiement.
Cette action doit être réalisée conjointement avec le commercial pour éviter toute friction interne.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 classique en espagnol.

Cette lettre constitue un premier rappel formel qui sera suffisant pour faire payer les clients de bonne foi (qui souhaitent honorer leurs engagements).
Modèle de lettre de relance de niveau 1 classique.

Cette lettre constitue un premier rappel formel qui sera suffisant pour faire payer les clients de bonne foi (qui souhaitent honorer leurs engagements).
Modèle de lettre de relance en anglais indiquant à l'acheteur qu'en l'absence de règlement son compte sera bloqué.

La menace de blocage de nouvelles commandes est très efficace pour lutter contre les retards de paiement. Cette action doit être réalisée conjointement avec le commercial pour éviter toute friction interne.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 en anglais pour les clients habituellement bons payeurs.

La lettre est un simple rappel, suffisant pour ce type de client. Le retard est certainement du à un oubli ou à un problème qui sera rapidement résolu.
Modèle de lettre de relance de niveau 1 en anglais insistant sur la notion de partenariat entre le vendeur et l'acheteur.

Cette lettre constitue un premier rappel formel qui sera suffisant pour faire payer les clients de bonne foi (qui souhaitent honorer leurs engagements).


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Derniers commentaires

Zineb Semlali - 05/04/2017

Bonjour, Je vous remercie pour cet article, c'est très utile et facile à comprendre. Thanks

Jean christophe Patin

Quid des services comptables délocalisés en Pologne ou plus loin ?

Réponse de la rédaction :

Bonjour, les services comptables délocalisés ne facilitent pas la communication. Cela renforce la nécessité de comprendre l'organisation du service en question et le processus de validation des factures pour effectuer des actions de relance efficaces.

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