L'utilisation d'un logiciel de Credit Management et de recouvrement de créances est essentielle pour améliorer la trésorerie de son entreprise et atteindre une bonne performance en recouvrement de créances, gestion des litiges et en gestion du risque d'impayés.
Ce type de solution est utilisé pour organiser et faciliter le travail des chargés de recouvrement tout en professionnalisant leurs actions grâce à des fonctionnalités métier pertinentes et réduisant au strict minimum le temps passé à faire du travail administratif sans valeur ajoutée.
Ainsi, ils peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée :
Les gains sont considérables dès lors que le logiciel est de qualité et bien utilisé dans une organisation cohérente. Ils concernent des points essentiels à toute entreprise : trésorerie (meilleur recouvrement des créances), rentabilité (réduction des impayés, donc des pertes), satisfaction client (résolution des litiges plus rapide).
La digitilisation de la relation client grâce à un logiciel permet entre autres de favoriser une communication parfois peu évidente entre les services financiers et commerciaux et avec d'autres prestataires (assureurs crédit, fournisseurs d'informations financières, etc.).
Ces logiciels utilisent, pour la plupart, des technologies web avec un modèle économique basé sur une prestation de service.
L'application et la base de données sont hébergées sur le serveur du prestataire (l'hébergement "local" est possible avec certains éditeurs). L'outil est alimenté en données en provenance des systèmes d'information de l'entreprise utilisatrice par des interfaces sécurisées (SSL, SSH, SSO, etc.).
Les utilisateurs accèdent à l'outil grâce à un simple navigateur web (Edge, Chrome, Firefox).
Ce mode SaaS (Software as a Service) permet d'éviter les inconvénients des logiciels installés (installations à faire sur chaque poste utilisateur, paiement d'une licence, etc.) et permet des échanges facilités avec d'autres prestataires (assurances crédit, sociétés de renseignements financiers, etc.). Les améliorations du logiciel se font sans contraintes pour l'utilisateur.
Historiquement réservés aux grandes entreprises du fait de leur coût et d'une relative lourdeur d'implémentation, qui n'a cependant pas de commune mesure avec la mise en place d'un ERP, la tendance est clairement à une baisse des prix et à une mise en place simplifiée. Cette évolution rend accessible ce type de logiciel à toutes tailles d'entreprises.
De nouveaux acteurs ont créé des solutions utilisant des technologies flexibles qui permettent une mise en place très rapide et très peu consommatrice de ressources financières et humaines pour l'utilisateur.
Ce type de solution est utilisé pour organiser et faciliter le travail des chargés de recouvrement tout en professionnalisant leurs actions grâce à des fonctionnalités métier pertinentes et réduisant au strict minimum le temps passé à faire du travail administratif sans valeur ajoutée.
Ainsi, ils peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée :
- Accélérer les rentrées en trésorerie,
- Négocier avec les clients à forts enjeux en collaboration avec les commerciaux,
- Résoudre au plus vite les litiges éventuels,
- Faciliter la communication entre services avec des données à jour,
- Impliquer les collaborateurs de l'entreprise (commerciaux, administration des ventes...) dans le paiement des créances et la résolution des litiges,
- Anticiper le risque d'impayés grâce à un suivi optimal de la solvabilité des clients,
- Améliorer la performance calculée en temps réel dans le logiciel (DSO, % de retard, durée de résolution des litiges...etc.) sur plusieurs périmètres (au global ou par client ou groupe de clients).
- Augmenter la crédibilité de votre entreprise auprès de vos clients.
Les gains sont considérables dès lors que le logiciel est de qualité et bien utilisé dans une organisation cohérente. Ils concernent des points essentiels à toute entreprise : trésorerie (meilleur recouvrement des créances), rentabilité (réduction des impayés, donc des pertes), satisfaction client (résolution des litiges plus rapide). La digitilisation de la relation client grâce à un logiciel permet entre autres de favoriser une communication parfois peu évidente entre les services financiers et commerciaux et avec d'autres prestataires (assureurs crédit, fournisseurs d'informations financières, etc.).Les solutions existantes
Il existe aujourd'hui de nombreux logiciels de credit management et de recouvrement de créances.Ces logiciels utilisent, pour la plupart, des technologies web avec un modèle économique basé sur une prestation de service.
L'application et la base de données sont hébergées sur le serveur du prestataire (l'hébergement "local" est possible avec certains éditeurs). L'outil est alimenté en données en provenance des systèmes d'information de l'entreprise utilisatrice par des interfaces sécurisées (SSL, SSH, SSO, etc.).
Les utilisateurs accèdent à l'outil grâce à un simple navigateur web (Edge, Chrome, Firefox).
Ce mode SaaS (Software as a Service) permet d'éviter les inconvénients des logiciels installés (installations à faire sur chaque poste utilisateur, paiement d'une licence, etc.) et permet des échanges facilités avec d'autres prestataires (assurances crédit, sociétés de renseignements financiers, etc.). Les améliorations du logiciel se font sans contraintes pour l'utilisateur.
-
My DSO Manager, le logiciel de credit management intuitif et rapide à implémenter
My DSO Manager est une révolution concernant la mise en oeuvre et l'utilisation d'un logiciel de recouvrement et de credit management.
Le module d'import de données Smart Upload et les différentes solutions pour l'import automatique des données clients et comptables permettent d'utiliser le logiciel en un temps record.
Les fonctionnalités innovantes, intuitives et fluides apportent des possibilités inégalées.
L'approche tarifaire permet à toutes tailles d'entreprises d'utiliser la solution. Nos clients vont des TPE aux grands groupes internationaux.
Nos plateformes multi-entités / multi-devises / multi-langues permettent de gérer plusieurs entités juridiques d'un même groupe avec quelques clics entre la vision consolidée et le détail d'une simple facture. Voir la démo en ligne.
Principales fonctionnalités des logiciels de Credit Management
Ces outils proposent des fonctionnalités alléchantes permettant d'améliorer significativement l'efficacité du Credit Management et du recouvrement avec par exemple (liste non exhaustive) :- Recouvrement :
- Définition de processus de recouvrement type en fonction de segmentations clients (clients risqués, clients stratégiques, petits clients...),
- Agenda de recouvrement avec actions de relance générées automatiquement,
- Automatisation de certaines relances client,
- Envoi en quelques clics d'e-mails et de courriers de relance,
- Possibilité de créer des modèles de documents de relance (e-mails, courriers, SMS...) et de les personnaliser lors de l'envoi,
- Relance interactive facilitant la communication avec ses clients,
- Relance interne interactive facilitant la communication avec ses collègues,
- Processus internes de gestion des litiges interne permettant d'isoler les créances concernées et d'accélérer la résolution,
- Calcul automatique des pénalités de retard et insertion dans les documents de relance.
- Gestion du risque :
- Intégration automatique dans l'outil de données financières concernant les clients,
- Paramétrage de "scoring" personnalisés en fonction de critères multiples (financiers, comportement de paiement...etc.),
- Définition de règles permettant d'attribuer automatiquement une limite de crédit,
- Processus de validation interne des limites de crédit et des conditions de paiement octroyées aux clients,
- Gestion de l'assurance crédit, paramétrage d'alertes en cas de forclusion imminente.
- Reporting :
- Calcul en temps réel des indicateurs phares de Credit Management (DSO, taux de retard, taux d'impayé...),
- Balances âgées disponibles sur l'ensemble des créances, par groupe de clients, par activité ou par client,
- Historisation des données permettant de voir le comportement de paiement d'un client sur une période donnée,
- Prévision des encaissements à venir se basant sur l'expérience de paiement et les promesses de règlement,
- ...etc.
Historiquement réservés aux grandes entreprises du fait de leur coût et d'une relative lourdeur d'implémentation, qui n'a cependant pas de commune mesure avec la mise en place d'un ERP, la tendance est clairement à une baisse des prix et à une mise en place simplifiée. Cette évolution rend accessible ce type de logiciel à toutes tailles d'entreprises. De nouveaux acteurs ont créé des solutions utilisant des technologies flexibles qui permettent une mise en place très rapide et très peu consommatrice de ressources financières et humaines pour l'utilisateur.Critères de choix du logiciel : performance et pertinence
- Fonctionnalités proposées : recouvrement, gestion des litiges, gestion du risque client, reporting. Il est important de s'assurer que le logiciel réponde à votre besoin. Eviter ceux qui ne permettent pas de personnaliser facilement les documents de relance lors de l'envoi. Le recouvrement est un métier qualitatif et non uniquement robotique.
- Facilité d'implémentation et de mise en place : c'est au logiciel de s'adapter à vos systèmes internes (comptable et CRM) et non l'inverse. La flexibilité du module d'import des données est un témoin de la qualité de la solution.
- Disponibilité de l'outil pour les utilisateurs qui est également un critère qualitatif : 24h / 24h, 7j / 7j pour les plus performants, ou des horaires restreints, parfois moins de 12h de disponibilité par jour pour d'autres qui peuvent s'assimiler à de véritables "usines à gaz".
- Rapidité de prise en main par les utilisateurs, intuitivité des fonctionnalités proposées : à quoi peut servir un logiciel puissant fonctionnellement mais qui n'est utilisé qu'à 5% de ses capacités du fait de sa complexité ? Toujours penser aux utilisateurs et prendre du recul face aux démos mirobolantes des commerciaux.
- Tarification : les prix sont à la baisse, autant en profiter, d'autant plus que prix élevé n'est pas synonyme de qualité, bien au contraire.
Les pièges à éviter
- Attention aux usines à gaz : si l'éditeur demande des fichiers de données extrêmement normés conformes à son format, si ces fichiers doivent être envoyés sur son serveur à des horaires définis sans quoi ils ne sont pas pris en compte...passez votre chemin. L'heure est aux solutions modernes et flexibles.
- Ne vous faites pas aveugler par des fonctionnalités qui ne servent à rien mais évaluez celles qui vont vraiment être utilisées par vos collaborateurs : afin de se démarquer dans des appels d'offres toujours plus concurrentiels, certains éditeurs ont effectué une course à la fonctionnalité additionnelle ... et inutile. Cela a pour conséquence un logiciel complexe et peu intuitif, et comprenant paradoxalement des faiblesses sur les fonctionnalités clés.
- Si parce que c'est plus cher, vous pensez que c'est mieux, vous êtes dans l'erreur. Prix et qualité ne sont pas liés dans ce secteur d'activité. C'est parce qu'un logiciel est mieux pensé, plus flexible et plus performant qu'il peut être moins cher.
- Préférez une solution dont vous maîtrisez le paramétrage (définir les scénarios de relance, les modèles d'emails, ...etc) sans avoir à faire appel à l'éditeur : un paramétrage simple et pouvant être effectué de manière autonome vous permettra d'effectuer des modifications plus rapidement et gratuitement.
- Attention aux solutions robotiques : le credit management et le recouvrement de créances se situent au cœur de la relation commerciale, et doivent être gérés de manière très qualitative. Certaines solutions ne permettent que l'envoi de documents de relance types, difficiles à paramétrer et non personnalisables lors de leur envoi. Cela ne permet pas d'améliorer la performance, bien au contraire.
- L'IA comme masque de solutions obsolètes : afin de séduire commercialement certains éditeurs habillent leur solution ancienne avec une couche d'Intelligence Artificielle. S'ajoutant au robotisme du logiciel, l'IA augmente l'automatisation et diminue d'autant la qualité du travail effectué dans un métier ou la flexibilité et la capacité d'adaptation sont indispensables. L'IA n'est pertinente que lorsqu'elle facilite l'analyse tout en conservant une grande flexibilité pour l'utilisateur.
Voir tous les outils à télécharger 
