La relance niveau 3 est la dernière étape du processus de recouvrement amiable. Elle intervient pour traiter des retards de paiement anciens après la réalisation des étapes précédentes (préventives, niveau 1 et niveau 2). Ces retards n'ont plus de justification étant donné que tout litige ou problème administratif a été traité précédemment. Les créances concernées sont donc certaines et exigibles. Aucune raison ne s'oppose à leur paiement.

La relance niveau 3 est donc la dernière étape du processus de recouvrement amiable.

Elle se termine avec l'envoi d'une mise en demeure de payer incluant une date butoir de paiement au delà de laquelle le dossier bascule en contentieux.
Assurez-vous que vos relances précédentes ont atteint les bons contacts avant de passer à l'étape 3 et la mise en demeure. Si vous n'avez jamais reçu de réponse à vos e-mails et appels téléphonique, il se peut qu'il y ait un problème dans la gestion des contacts clients pour le recouvrement.

Une étape pré-contentieuse

Malgré plusieurs relances clients effectuées depuis l’émission des factures, votre client n'a toujours pas honoré son engagement et n'a toujours pas effectué le règlement alors que rien ne justifie ce retard.  

La trésorerie et la rentabilité (en raison des frais financiers induits) de votre entreprise sont impactées, ce qui fragilise votre entreprise.

Cette situation constitue une rupture dans l'équilibre de la relation commerciale où l'un des protagonistes, l'acheteur, ne remplit pas son engagement, ce qui est en soi inacceptable. Il convient d'augmenter la pression sur votre client et de lui envoyer une lettre de mise en demeure pour lui signifier que vous êtes au bout du processus de relance amiable et sauvegarder ainsi vos droits pour une éventuelle action contentieuse.
L'envoi de la mise en demeure est une démarche pré-contentieuse qui débloque souvent la situation. Elle est envoyée de préférence via une lettre recommandée électronique (LRE), plus efficace, immédiate, moins cher et moins polluante.
Ce courrier formalisé, préalable indispensable à une éventuelle action en justice, comporte une date butoir au-delà de laquelle vous annoncez à votre client votre intention d'utiliser d'autres moyens que la relance amiable pour recouvrer votre créance (injonction de payer, transfert à une agence de recouvrement, déclaration d'impayé à l'assurance crédit, etc.).

L'envoi de la mise en demeure crédibilise vos actions de relances auprès de votre client et constitue une menace qu'il conviendra de mettre à exécution si celui-ci ne paie pas dans l'ultime délai qui lui est imparti jusqu'à la date butoir.
Ne nous trompons pas, l'objectif est toujours d'éviter le contentieux qui consomme du temps, coûte cher et a une issue incertaine. Cependant, c'est en montrant votre détermination à faire respecter le contrat conclut avec votre client que vous avez les plus grandes chances d'être payé avant d'arriver à cette ultime étape.
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    My DSO Manager permet de piloter l'ensemble du processus de relance et de créer des lettres de mise en demeure automatiquement en intégrant dynamiquement les montants dus ainsi que les obligations légales.

    Les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de frais de recouvrement sont inclues dans le montant échu réclamé au client qui visualise le détail du calcul (principal et intérêts de retard).

    Le rendu professionnel des courriers, envoyés électroniquement, renforce la crédibilité de votre action à ce stade critique du recouvrement de créances. En voir plus.

Déroulement du recouvrement niveau 3

A ce stade du processus de recouvrement, l'action essentielle réside dans l'envoi de la mise en demeure. Néanmoins, un dernier appel téléphonique ou un dernier e-mail interactif peut être effectué pour informer l'acheteur que compte tenu de la situation inacceptable de retards de paiement vous arrivez au terme de la relance amiable.

N'hésitez pas à envoyer une lettre de mise en demeure (toujours avec un accusé réception). A travers ce type de courrier vous montrez votre détermination à vous faire payer, ce qui est tout à fait légitime. L'effet psychologique que la mise en demeure induit suffit souvent à débloquer la situation et le paiement.

recouvrement factures en retard de paiement 36 à 50 jours

La décision d'envoyer la lettre de mise en demeure doit être partagée au sein de votre entreprise. Le service comptabilité, le commercial, le dirigeant doivent parler d'une seule voix auprès du client afin que celui-ci comprenne qu'il n'a pas d'autre alternative que de payer ses factures. Il convient de préciser ce mode de fonctionnement dans un document définissant la politique crédit, partagée et validée au préalable par la direction.

Si votre client souhaite sincèrement vous payer mais ne peut pas à cause de difficultés financières, discutez avec lui de la mise en place d'un échéancier de paiement qui, contractualisé, permettra de récupérer votre créance sans passer par la case contentieuse, et de préserver la relation commerciale.

Sans règlement reçu avant la date butoir de votre mise en demeure, vous devez passer à la phase contentieuse pour récupérer vos créances.

N'oubliez pas que les courriers de mise en demeure se doivent de rester crédibles. Une fois cette dernière envoyée, il ne faut surtout pas revenir en arrière. Si vous ne poursuivez pas votre action contentieuse et rentrez dans le jeu du client alors que celui-ci persiste à ne pas payer, vous risquez de courir encore longtemps après vos créances.

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Derniers commentaires
J.C.P.

Bonjour, Pouvez-vous donner la valeur juridique (en cas de présentation de pièces au tribunal) d'un courrier recommandé de relance retourné avec la mention "non réclamé, retour à l'envoyeur" sous entendu que le recommandé à été présenté au destinataire et que celui-ci n est pas venu chercher le recommandé malgré l avis de passage de la poste.

Bonjour, lors d'une action en justice, il est important de
prouver que le débiteur a été relancé. Si ce dernier n'est pas allé
chercher le courrier de relance avec AR, ce n'est pas du fait du vendeur
et ne peut donc pas lui porter préjudice.

Réponse de la rédaction
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