La relance préventive est effectuée avant la date d’échéance de la facture. Ceci présente de multiples avantages dus à sa précocité dans le recouvrement d’une facture. C’est la première étape indispensable pour amener votre client à vous payer. Elle permet :
L'unique objectif du recouvrement de factures est d'obtenir le paiement à la date d'échéance des factures. Par conséquent, la relance préventive, c'est à dire la relance effectuée avant la date d'échéance, est indispensable. Il s'agit de la seule relance permettant d'arriver à cet objectif, les autres étapes de la relance client s'effectuant après la date d'échéance.
En temps de crise, les événements vont si vite que les fournisseurs d'informations financières ou les assureurs crédit ont un temps de retard par rapport à la situation réelle d'une entreprise. Relancer tôt ses clients permet d'obtenir de l'information sur leur capacité actuelle à honorer leurs engagements, élément clé de l'analyse crédit.
Autre avantage, elle permet de déceler en amont d'éventuelles tensions de trésorerie chez son client.
Deux médias de relance sont à privilégier : l'appel téléphonique et l'e-mail (ou l'e-mail interactif). En fonction du volume de factures et du type de client l'un ou l'autre sera privilégié. Il est bien sur possible d'effectuer plusieurs relances préventives, une par e-mail et l'autre par téléphone par exemple.
Relancez toutes vos factures entre 7 et 15 jours avant leur date d’échéance en privilégiant le contact téléphonique ou l'email.
Obtenez une lettre de change ou un billet à ordre de votre client. Ils matérialisent la promesse de règlement obtenue lors de votre relance préventive et permettent d'être payé automatiquement à la date d'échéance des factures sous réserve que le compte bancaire de votre client soit suffisamment approvisionné.
Dès ce stade, obtenez de la part de votre client un écrit l'engageant à honorer vos factures. Il matérialise son engagement de vous payer et vaudra reconnaissance de dette en cas d'impayé et d'action en justice ultérieure.
- D’obtenir un engagement de paiement à la date d’échéance de la facture par un moyen de paiement donné. Si le paiement n’est pas fait à la date promise vous pourrez rappeler à votre client l’engagement pris précédemment et exiger un paiement immédiat.
- De contrôler le RIB que possède le client pour un virement bancaire ou l’adresse à laquelle il va envoyer un chèque ou un effet de commerce.
- De s’assurer que les factures sont validées par le client ou d’identifier tout litige s’opposant au règlement. Cela donne le temps de résoudre le problème identifié (erreur sur la facture, matériel défaillant ou manquant, facture non reçue, etc) et être finalement payé à la date d’échéance ce qui n’aurait pas été le cas si vous aviez relancé 10 jours après cette date.
- D’éduquer votre client sur le sérieux de votre gestion de vos factures. Quand un client cherche à gagner de la trésorerie en retardant des paiements vers ses fournisseurs, il le fera systématiquement avec les plus laxistes et paiera au contraire ceux qui effectuent des relances régulières.
L'unique objectif du recouvrement de factures est d'obtenir le paiement à la date d'échéance des factures. Par conséquent, la relance préventive, c'est à dire la relance effectuée avant la date d'échéance, est indispensable. Il s'agit de la seule relance permettant d'arriver à cet objectif, les autres étapes de la relance client s'effectuant après la date d'échéance. En temps de crise, les événements vont si vite que les fournisseurs d'informations financières ou les assureurs crédit ont un temps de retard par rapport à la situation réelle d'une entreprise. Relancer tôt ses clients permet d'obtenir de l'information sur leur capacité actuelle à honorer leurs engagements, élément clé de l'analyse crédit.-
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Cela permet d'obtenir très facilement et rapidement une promesse de règlement ou des informations expliquant le non-paiement de la facture (litige, problèmes de trésorerie).
Cette anticipation permet de se focaliser sur la résolution des problèmes pour se faire payer au plus vite. En voir plus dans la démo en ligne.
Déroulement du recouvrement préventif
Cette relance est très commerciale et orientée satisfaction client. Elle contient essentiellement des questions permettant de s'assurer que tout est en place pour le règlement de la créance.- Avez-vous bien reçu le matériel et la facture ?
- Est-ce que toutes les validations sont effectuées ?
- Si oui, sommes-nous d'accord sur la date d'échéance de la facture ?
- etc.
Autre avantage, elle permet de déceler en amont d'éventuelles tensions de trésorerie chez son client.
Deux médias de relance sont à privilégier : l'appel téléphonique et l'e-mail (ou l'e-mail interactif). En fonction du volume de factures et du type de client l'un ou l'autre sera privilégié. Il est bien sur possible d'effectuer plusieurs relances préventives, une par e-mail et l'autre par téléphone par exemple.
Relancez toutes vos factures entre 7 et 15 jours avant leur date d’échéance en privilégiant le contact téléphonique ou l'email. Obtenez une lettre de change ou un billet à ordre de votre client. Ils matérialisent la promesse de règlement obtenue lors de votre relance préventive et permettent d'être payé automatiquement à la date d'échéance des factures sous réserve que le compte bancaire de votre client soit suffisamment approvisionné. Dès ce stade, obtenez de la part de votre client un écrit l'engageant à honorer vos factures. Il matérialise son engagement de vous payer et vaudra reconnaissance de dette en cas d'impayé et d'action en justice ultérieure.
Lettre de relance préventive
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