L'identification puis le traitement des litiges sont des éléments clés de la qualité d'une gestion du poste client d'une entreprise et par conséquent des fonctionnalités My DSO Manager.
En effet, les litiges retardent les encaissements et dégradent la satisfaction client.
Ils sont également les conséquences de dysfonctionnements dans le processus de vente qui ne demandent qu'à être corrigés.
Il est donc nécessaire de les identifier au plus tôt puis de mobiliser les acteurs internes à son entreprise pour les résoudre rapidement.
Premier principe clé, la pratique de la relance préventive, c'est-à-dire avant la date d'échéance de la facture, qui permet d'être informé plus tôt de l'existence d'un litige.
Il est donc important d'intégrer cette relance dans vos scénarios, entre 15 et 5 jours avant la date d'échéance de la facture la plus ancienne du compte client.
Cette relance anticipée permet de prendre connaissance rapidement des litiges ; le client expliquant les raisons qui empêcheraient le règlement des factures.
Dans My DSO Manager les statuts sont 100% personnalisables afin d'être adaptés aux typologies de litiges rencontrées dans votre activité.
Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail interne interactif, pour que le chargé de résolution puisse accéder au compte du client depuis une page dédiée, et également ajouter un commentaire sur la ou les factures concernées.
Les balises #Hashtag permettent d'insérer du contenu dynamique à votre email, comme la liste des factures concernées par le litige. Le détail du litige précédemment saisi est également repris pour éviter la re-saisie.
Le chargé de recouvrement est responsable de l'ensemble des créances échues. Il relance donc les clients lorsque les factures ne sont pas litigieuses et il relance les acteurs internes de son entreprise lorsqu'un litige a été détecté sur une facture.
Ce rapport permet d'identifier les principales causes et le montant de créances en attente de paiement. Il en donne également la répartition par client (en nombre et montant), ainsi que par type de litige, afin de comprendre quels clients ou quels secteurs de l'entreprise sont concernés par ces dysfonctionnements.
My DSO Manager calcule la durée moyenne de résolution des litiges par typologie (litiges administratifs, qualité, prix, etc.), ce qui vous permet d'identifier, traiter les causes et réaliser un plan d'actions pour optimiser la résolution des litiges.
En effet, les litiges retardent les encaissements et dégradent la satisfaction client.
Ils sont également les conséquences de dysfonctionnements dans le processus de vente qui ne demandent qu'à être corrigés.
Il est donc nécessaire de les identifier au plus tôt puis de mobiliser les acteurs internes à son entreprise pour les résoudre rapidement.Processus de gestion des litiges
Premier principe clé, la pratique de la relance préventive, c'est-à-dire avant la date d'échéance de la facture, qui permet d'être informé plus tôt de l'existence d'un litige.
Il est donc important d'intégrer cette relance dans vos scénarios, entre 15 et 5 jours avant la date d'échéance de la facture la plus ancienne du compte client.Identification du litige
- Etape 1 :
Information d'un litige effectué par le biais de la page de relance interactive My DSO Manager
Qualification de la ou les pièces avec le statut correspondant
Dans My DSO Manager les statuts sont 100% personnalisables afin d'être adaptés aux typologies de litiges rencontrées dans votre activité.- Etape 2 :
Vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail interne interactif, pour que le chargé de résolution puisse accéder au compte du client depuis une page dédiée, et également ajouter un commentaire sur la ou les factures concernées.
E-mail interne interactif
Les balises #Hashtag permettent d'insérer du contenu dynamique à votre email, comme la liste des factures concernées par le litige. Le détail du litige précédemment saisi est également repris pour éviter la re-saisie.Page interne interactive
- Etape 3 :
Action spécifique
- Etape 4 :
Le chargé de recouvrement est responsable de l'ensemble des créances échues. Il relance donc les clients lorsque les factures ne sont pas litigieuses et il relance les acteurs internes de son entreprise lorsqu'un litige a été détecté sur une facture.Résolution du litige
Une fois le litige résolu, le chargé de recouvrement modifie le statut à "Litige résolu". La ou les factures concernées pourront à nouveau être relancées, soit en suivant le scénario de relance défini, soit via une action spécifique.Modification du statut
Pilotage des litiges
Le pilotage des litiges est réalisé via le Rapport litiges.Ce rapport permet d'identifier les principales causes et le montant de créances en attente de paiement. Il en donne également la répartition par client (en nombre et montant), ainsi que par type de litige, afin de comprendre quels clients ou quels secteurs de l'entreprise sont concernés par ces dysfonctionnements.
Rapport Litiges
My DSO Manager calcule la durée moyenne de résolution des litiges par typologie (litiges administratifs, qualité, prix, etc.), ce qui vous permet d'identifier, traiter les causes et réaliser un plan d'actions pour optimiser la résolution des litiges.