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La gestion des litiges dans My DSO Manager



La gestion des litiges L'identification puis le traitement des litiges sont des éléments clés de MY DSO MANAGER. En effet, les litiges retardent les encaissements et dégradent la satisfaction client. Ils sont également les conséquences de dysfonctionnements dans le processus de vente.

Il est donc nécessaire de les identifier au plus tôt puis de mobiliser les acteurs internes à son entreprise pour les résoudre rapidement.

Processus de gestion des litiges

Premier principe clé, la pratique de la relance préventive, c'est-à-dire avant la date d’échéance de la facture, permet d’être informé plus tôt de l'existence d’un litige. Il est donc important d’intégrer cette relance dans les scénarios de relance, entre -15 jours et -5 jours par rapport à la date d’échéance de la facture la plus ancienne.

Cette relance anticipée permet de prendre connaissance du litige. Le client explique les raisons qui empêchent le règlement des factures. 

Identification du litige

Etape 1 :

Le chargé de recouvrement associe un statut litige aux pièces concernées (litige prix, litige qualité…) et renseigne en détail les causes du problème.

Etape 2 :

Il peut ensuite envoyer un email au client pour lui confirmer la prise en compte du litige et au chargé de résolution interne à son entreprise qui peut avoir différents rôles en fonction de la typologie du litige : commercial, assistant(e) commercial(e), technicien… etc. Les balises #Hashtag permettent d'insérer du contenu dynamique dans l'email, comme la liste des factures concernées par le litige.

Etape 3 :

Le chargé de recouvrement exclue les pièces du scénario de relance pour éviter que celles-ci soient relancées tant que le litige n’est pas résolu en créant une action spécifique de suivi de litige.

Etape 4 :

La validation de cette action s’effectuera lorsque le litige aura été résolu et que la ou les factures concernées pourront à nouveau être relancées. Toute validation clôt le litige et réintègre les pièces dans les pièces relançables.

Le chargé de recouvrement est responsable de l'ensemble des créances échues. Il relance donc les clients lorsque les factures ne sont pas litigieuses et il relance les acteurs internes à son entreprise lorsqu’un litige a été créé sur une facture.
Le pilotage des litiges se fait ensuite via le rapport litiges qui permet de les trier et de les classer en fonction de plusieurs critères (type, acteur interne, chargé de recouvrement...).
Vous pouvez dès maintenant :





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