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Logiciels de recouvrement



logiciels de recouvrementL'utilisation d'un logiciel de credit management et de recouvrement de créances est essentielle pour améliorer la trésorerie de son entreprise et atteindre une bonne performance en recouvrement de créances, gestion des litiges et en gestion du risque d'impayés.

Ces outils sont utilisés pour organiser et faciliter le travail des chargés de recouvrement tout en professionnalisant leurs actions grâce à des fonctionnalités métier pertinentes et réduisant au strict minimum le temps passé à faire du travail l'administratif sans valeur ajoutée.

Ainsi, ils peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée :

  • accélérer les rentrées en trésorerie,
  • négocier avec les clients à fort enjeux en collaboration avec les commerciaux,
  • résoudre au plus vite les litiges éventuels,
  • faciliter la communication entre services avec des données à jour,
  • impliquer les collaborateurs de l'entreprise (commerciaux, administration des ventes...) dans le paiement des créances et la résolution des litiges,
  • améliorer la performance (DSO, % de retard, durée de résolution des litiges...etc.) sur plusieurs périmètres (au global ou par client ou groupe de clients) calculée en temps réel dans le logiciel.
Les gains sont considérables dès lors que l'outil est bien utilisé dans une organisation cohérente. Ils concernent des points essentiels à toute entreprise : trésorerie (meilleur recouvrement), rentabilité (réduction des impayés donc des pertes), satisfaction client (résolution des litiges plus rapide).
L'utilisation des nouvelles technologies permet entre autre de favoriser une communication parfois peu évidente entre les services financiers et commerciaux et avec d'autres prestataires (assureurs crédit, fournisseurs d'informations financières...etc.).

Les solutions existantes

Il existe aujourd'hui de nombreux logiciels de credit management et de recouvrement de créances.
Ces logiciels utilisent pour la plupart des technologies web avec un modèle économique basé sur une prestation de service

L'application et la base de données sont hébergées sur le serveur du prestataire (l'hébergement "local" est possible avec certains éditeurs). L'outil est alimenté en données en provenance des systèmes d'information de l'entreprise utilisatrice par des interfaces sécurisées (SSL...).

Les utilisateurs accèdent à l'outil grâce à un simple navigateur web (internet explorer, chrome, firefox...).

Ce mode Saas (Software as a Service) permet d'éviter les inconvénients des logiciels installés (installations à faire sur chaque poste utilisateur, paiement d'une licence) et permet des échanges facilités avec d'autres prestataires (assurances crédit, sociétés de renseignements financiers...etc.). Les améliorations du logiciel se font sans contraintes pour l'utilisateur.

  • My DSO Manager

    My DSO Manager, le logiciel de recouvrement intuitif et simple à implémenter

    My DSO Manager est une petite révolution concernant la mise en oeuvre et l'utilisation d'un logiciel de recouvrement.

    Le module d'import de données Smart Upload et les différentes solutions pour l'import automatique des données clients et comptables par FTP sécurisé ou via nos connecteurs (Salesforce, Odoo, Quickbooks, Quadra...) permettent d'utiliser le logiciel en un temps record.

    Les fonctionnalités innovantes, intuitives et fluides apportent des possibilités inégalées. L'approche tarifaire permet à toutes tailles d'entreprises (nos clients vont de la TPE aux grands Groupes internationaux) d'utiliser le logiciel.

    Notre plateforme multi-entités / multi-devises permet de gérer plusieurs entités juridiques d'un même groupe. La flexibilité du logiciel et les possibilités de personnalisation permettent de répondre à l'ensemble des besoins. En voir plus en vous connectant à la démo en ligne.

Principales fonctionnalités des logiciels de Credit Management

Ces outils proposent des fonctionnalités alléchantes permettant d'améliorer significativement l'efficacité du Credit Management et du recouvrement avec par exemple (liste non exhaustive) :

  • Gestion du risque :
    • intégration automatique de données financières concernant les clients dans l'outil,
    • paramétrage de "scoring" personnalisés en fonction de critères multiples (financiers, comportement de paiement...etc.),
    • définition de règles permettant d'attribuer automatiquement une limite de crédit,
    • processus de validation interne des limites de crédit et des conditions de paiement octroyées aux clients,
    • gestion de l'assurance crédit, paramétrage d'alertes en cas de forclusion imminente.
  • Recouvrement :
    • définition de processus de recouvrement type en fonction de segmentations clients (clients risqués, clients stratégiques, petits clients...),
    • agenda de recouvrement avec actions de relance générées automatiquement,
    • automatisation de certaines relances client,
    • envoi en quelques clics d'emails et de courriers de relance,
    • possibilité de créer des modèles de documents de relance (emails, courriers, SMS...) et de les personnaliser lors de l'envoi,
    • relance interactive facilitant la communication avec ses clients,
    • processus de gestion des litiges interne permettant d'isoler les créances concernées et d'accélérer la résolution,
    • calcul automatique des pénalités de retard et insertion dans les documents de relance.
  • Reporting :
    • calcul en temps réel des indicateurs phares de Credit Management (DSO, taux de retard, taux d'impayé...),
    • balance âgées disponibles sur l'ensemble des créances, par groupes de client, par activité ou par client,
    • historisation des données permettant de voir le comportement de paiement d'un client sur une période donnée,
    • prévision des encaissements à venir se basant sur l'expérience de paiement et les promesses de règlement,
    • ...etc.
Historiquement réservés aux grandes entreprises du fait de leur coût et d'une relative lourdeur d'implémentation, qui n'a cependant pas de commune mesure avec la mise en place d'un ERP, la tendance est clairement à une baisse des prix et à une mise en place simplifiée. Cette tendance rend accessible ce type de logiciel à toutes tailles d'entreprises.
De nouveaux acteurs ont créé des solutions utilisant des technologies flexibles qui permettent une mise en place très rapide et très peu consommatrice de ressources financières et humaines pour l'utilisateur.

Critères de choix du logiciel : performance et pertinence

  • Fonctionnalités proposées : recouvrement, gestion des litiges, gestion du risque client, reporting. Il est important de s'assurer que le logiciel répond à votre besoin. Eviter ceux qui ne permettent pas de personnaliser facilement les documents de relance lors de l'envoi. Le recouvrement est un métier qualitatif et non robotique.

  • Facilité d'implémentation et de mise en place : c'est au logiciel de s'adapter à vos systèmes internes (comptable et CRM) et non l'inverse. La flexibilité du module d'import des données est un témoin de la qualité de la solution.

  • Disponibilité de l'outil pour les utilisateurs qui est également un critère qualitatif : 24h / 24h, 7j / 7j pour les plus performants, ou des horaires restreints, parfois moins de 12h de disponibilité par jour pour d'autres qui peuvent s'assimiler à de véritables "usines à gaz".

  • Rapidité de prise en main par les utilisateurs, intuitivité des fonctionnalités proposées : à quoi peut servir un logiciel puissant fonctionnellement mais qui n'est utilisé qu'à 5% de ses capacités du fait de sa complexité ? Toujours penser aux utilisateurs et prendre du recul face aux démos mirobolantes des commerciaux.

  • Tarification : les prix sont à la baisse, autant en profiter, d'autant plus que prix élevé n'est pas synonyme de qualité, bien au contraire.
Les pièges à éviter :

  • Attention aux usines à gaz : si l'éditeur demande des fichiers de données extrêmement normés conformes à son format, si ces fichiers doivent être envoyés sur son serveur à des horaires définis sans quoi ils ne sont pas pris en compte...passez votre chemin. L'heure est aux solutions modernes et flexibles.

  • Ne vous faites pas éblouir par des fonctionnalités qui ne servent à rien mais évaluez celles qui vont vraiment être utilisées par vos collaborateurs : afin de se démarquer dans des appels d'offres toujours plus concurrentiels, certains éditeurs ont effectué une course à la fonctionnalité additionnelle ... et inutile, avec pour conséquences un logiciel complexe et peu intuitif, et comprenant paradoxalement des faiblesses sur les fonctionnalités clés.

  • Si parce que c'est plus cher, vous pensez que c'est mieux, vous êtes dans l'erreur. Prix et qualité ne sont pas liés dans ce secteur d'activité. C'est parce qu'un logiciel est mieux pensé, plus flexible et plus performant qu'il peut être moins cher.

  • Préférez une solution dont vous maîtrisez le paramétrage (définir les scénarios de relance, les modèles d'emails, ...etc) sans avoir à faire appel à l'éditeur : un paramétrage simple et pouvant être effectué de manière autonome vous permettra d'effectuer des modifications plus rapidement et gratuitement.





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