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Brisons les idées reçues sur la LRE !

Quels sont les avantages de la Lettre Recommandée Électronique utilisée en recouvrement de créances ? Éclairage de Cortex, société spécialisée dans la gestion et le traitement des documents papiers et numériques.

LRE Ils ont la vie dure et s’ancrent facilement dans les esprits, ce sont les mythes bien sûr ! Et ces derniers nourrissent des idées reçues.

La Lettre Recommandée Électronique (LRE), comme toute innovation, souffre de nombreux clichés et préjugés. Son cadre législatif fraîchement défini et son utilisation par les professionnels et les particuliers étant encore peu répandue, il n’est pas rare d’entendre des propos éloignés de la réalité.
Alors qu’est-ce qui est vrai, qu’est-ce qui est faux ? Regardons de plus près les idées fréquemment reçues pour démystifier le folklore autour de la lettre recommandée électronique.

#Idée reçue n°1 : la LRE n’a pas la même valeur légale que la LRAR

FAUX. La LRE dispose de la même valeur juridique que son équivalent papier avec avis de réception (Lettre Recommandée avec Accusé Réception), elle est de sorte recevable comme preuve au tribunal.

Selon la définition donnée par le règlement européen eIDAS, la lettre recommandée électronique est « un service qui permet de transmettre des données entre des tiers par voie électronique, qui fournit des preuves concernant le traitement des données transmises, y compris la preuve de leur envoi et de leur réception, et qui protège les données transmises contre les risques de perte, de vol, d’altération ou de toute modification non autorisée ».

Les modalités de ce service de confiance ont été décrites dans le règlement eiDAS et retranscrites en droit interne par le décret n°2018-347 du 09 mai 2018 pris pour l’application de l’article 93 de la loi pour une République Numérique. Ce dernier a précisé les conditions d'application visant à garantir l'équivalence d'une lettre recommandée électronique avec une lettre recommandée classique au format papier.
Depuis le 01 janvier 2019, la LRE qualifiée eIDAS est juridiquement autant valable qu’un recommandé papier.

#Idée reçue n°2 : la LRE est moins coûteuse que la LRAR

VRAI. Le recommandé électronique est moins onéreux que son équivalent papier, pour une raison simple : il ne comprend pas les frais d’affranchissement. En 2020, le courrier recommandé papier jusqu’à 20 grammes coûte au moins 4,30€. Son tarif augmente ensuite en fonction de son poids et du montant de l’assurance souscrite en cas de la perte du courrier. Et l’on ne compte pas ici les coûts cachés difficilement mesurables (maintenance du matériel d’impression…).

Le coût de la LRE, lui, est fixe entre 2,00 et 4,00€ selon le tiers achemineur, dans la limite de 256 Mo* de pièces jointes, ce qui est largement suffisant pour transmettre une multitude de documents. En moyenne, on constate une économie de 30 à 50 % avec la LRE vis-à-vis de son équivalent papier.

*Limite fixée par la plupart des acteurs du marché

#Idée reçue n°3 : la LRE est une solution complexe à utiliser

FAUX. La lettre recommandée électronique est une solution relativement facile à prendre en main, autant pour l’expéditeur que pour le destinataire.

Dans le cas de l’expéditeur, celui-ci se connecte depuis l’interface client et s’authentifie au préalable avec un moyen d‘identification d’un niveau élevé (certificat RGS**, clé RPVA pour les avocats…). Ensuite, quelques clics suffisent pour expédier le courrier.

Dans le cas du destinataire, celui-ci doit valider son identité pour recevoir le recommandé avec l’un des moyens d’authentification mis en place par le prestataire de services de confiance qualifiés (carte à codes, webcam…).

A noter, lorsque le destinataire n’est pas un professionnel, son consentement préalable est nécessaire pour recevoir des envois recommandés électroniques.

#Idée reçue n°4 : la LRE permet de gagner en productivité

VRAI. Oui et oui !

Souvent l’un des bénéfices les plus attendus par les décideurs, le gain de productivité est conséquent lors du passage à la lettre recommandée électronique. La LRE permet notamment de supprimer les délais d’acheminement, son envoi étant instantané.

En comparaison, le recommandé classique envoyé par la Poste peut prendre plusieurs jours pour être acheminé. Ainsi, lorsqu’une organisation (syndic de copropriété, société de recouvrement…) recourt fréquemment à des envois recommandés, la dématérialisation offre une réactivité et une efficacité sans précédent dans l’envoi et le traitement des courriers entrants.

Par ailleurs et en ce qui concerne le destinataire, la solution électronique présente un avantage majeur : elle peut être réceptionnée n’importe où et n’importe quand. Cette « liberté » permet de se prémunir contre certains inconvénients liés à une réception traditionnelle (déplacement à la Poste, attente au guichet…).

#Idée reçue n°5 : la LRE ne dispose pas d’une sécurité suffisante

FAUX. Lors de l’envoi de la lettre recommandée électronique, le prestataire de confiance effectue les traitements nécessaires afin de sécuriser le courrier (chiffrement du contenu et des preuves de délivrabilité). La confidentialité des courriers est garantie : seuls l’expéditeur et le destinataire ayant validé leur identité au travers d’un moyen d’authentification substantiel auront accès au document transmis.

De plus, afin de garantir l’intégrité du contenu, une signature électronique est apposée sur chaque courrier envoyé.

Ce processus permet à l’expéditeur de bénéficier de la preuve de contenu, de prouver de son intégrité et de sa non-altération lors du traitement, de la transmission ou de la conservation des données, ce qui n’est pas possible pour une LRAR. Les données sont par la suite archivées selon les règles en vigueur (au moins 1 an).

#Idée reçue n°6 : La LRE est une solution d’avenir

VRAI. Pour l’instant, le recours à la LRE est relativement peu fréquent, surtout lorsqu’il est question d’envoi de recommandés aux particuliers. En cause, une réticence vis-à-vis du digital, une forte culture du papier et l’habitude de gérer son courrier de façon traditionnelle.

Il est en effet plus rassurant de disposer d’une preuve physique du bon envoi de son courrier recommandé, notamment quand il s’agit d’un courrier sensible. La méfiance du numérique représente un frein au développement de cette solution, toutefois et au regard de ses nombreux avantages, la LRE a le potentiel de rencontrer un franc succès auprès des professionnels et des particuliers.

En outre, la crise sanitaire du COVID-19 a révélé des fragilités dans les processus métier actuels (dépendance de la présence physique ou du déplacement : signature manuscrite, recommandé papier…) et a forcé les professionnels à repenser leur fonctionnement.

Pendant le confinement, la LRE est intervenue en solution de backup pour de nombreuses organisations.

S’il faudra sans doute encore du temps avant d’observer une plus forte généralisation et adoption de cette solution de dématérialisation à haut potentiel, il y a fort à parier qu’elle fera partie des sujets d’actualité des années à venir.

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