La balance âgée, ce grand classique en matière d'appréciation de la performance de tenue du poste clients, mérite que nous prenions un peu de temps pour vraiment l'exploiter et savoir aussi comment la rajeunir.
Petit rappel : Constituée de différentes tranches, elle se lit à priori simplement.
La démarche standard consiste à faire des tranches de 30 jours pour les retards et un « bloc commun » pour les créances non échues (faites qu'il soit le plus haut possible pour un business fleurissant ! ).
La représentation graphique en forme d'histogramme permet d' « apprécier » la situation des retards dans le temps. N'oublions pas que les créances non soldées impactent la trésorerie mais peuvent aussi générer des provisions voire des pertes à cause de leur ancienneté.
Ne tombons alors pas dans le piège d'une lecture passive avec les informations chiffrées laissant souvent apparaître Encours non échu / Encours en retard / Encours total et de jolies marches d'escalier en guise de représentation d'un tableau souvent désolant et vieillissant.
Faire un focus sur l'ancien permet de mieux le détourer, de mieux l'identifier pour mettre en place les actions nécessaires à son traitement.
Pour ce faire, il est nécessaire de pouvoir zoomer sur les retards à +30j, +60j, +90j voire plus encore. L'intégration dans le traitement de votre balance d'une requête basée sur les tranches de retards, permet de mettre en place ce focus qui manque souvent à la première lecture d'une balance âgée.
Comme vous pouvez le voir dans le schéma ci-dessous, définir un seuil de retards pour en avoir la valeur, permet de challenger en direct et sans interprétation sa performance :
Notre client a-t-il d'abord bien reçu nos factures ?
Quelle raison peut amener notre client à bloquer ou ralentir le paiement ? Litige, lenteur administrative, difficultés de trésorerie. L'échéance contractuelle mentionnée sur notre facture est-elle en ligne avec les conditions négociées avec notre client ?
Car la 1ère tranche (0-30j) que l'on peut même ramener à 0-15j pour plus de challenge, ne traduit pas pleinement la performance en matière de recouvrement : cette tranche est souvent constituée de retards administratifs liés aux dates de déclenchement des règlements de nos clients ou/et au délai d'affectation des règlements par notre propre comptabilité clients. La pondération de cette tranche dans l'appréciation globale de la performance doit rester faible, c'est d'ailleurs pour cette raison qu'une tranche de 15 jours est normalement suffisante.
Revenons au visuel sur notre balance avec les retards > 15 ou 30 j ce qui entre pleinement dans l'analyse de la performance en matière de collecte de cash.
Cette analyse avec un zoom à +30j offre une lecture détaillée (liste des clients identifiés) de notre balance avec le volume de retards qui méritent une attention et un suivi rapprochés.
C'est à partir de cette étape que le traitement de rajeunissement doit commencer :
Sauf problème de solvabilité, une créance ancienne masque très souvent un litige non clairement identifié ou non traité : il est donc nécessaire d'intégrer le périmètre adv et le commerce sur une démarche de traitement et résolution dès que le litige est « démasqué ».
Il est impératif d'avoir la liste des clients concernés par cette requête focus balance âgée pour aller directement traiter le coeur du problème en ayant connaissance des clients dont les retards dérivent.
Ceci permet aussi de mettre en place une analyse liée aux différents contrats d'assurance-crédit appliquant des règles de forclusion en fonction de la profondeur des retards.
Cette démarche va rapidement assainir la situation des retards dits anciens et amener un rajeunissement de la balance âgée.
Comme expliqué précédemment, pour mener ce rajeunissement avec le plus de réussite possible, il convient de pratiquer la méthode de l'étau, c'est-à -dire poursuivre parallèlement les actions de recouvrement dès -15j avant échéance.
N'hésitez pas à suivre ces conseils, vous allez rapidement constater que votre balance âgée va afficher des colonnes de droite bien diminuées voire effacées. Cette méthode vous permettra d'avoir une vue quantitative mais aussi qualitative de vos clients.
Définissez un taux de retard plafond par tranche afin de challenger votre performance et de garder une équité au sein de votre équipe : un taux de retard de 15% sur la tranche 0-30 j n'est-il pas meilleur qu'un taux de 10% sur la tranche 60-90j ?
Le lifting de votre balance âgée ne dépend maintenant que de vous.
Images issues de la démo de My DSO Manager
Petit rappel : Constituée de différentes tranches, elle se lit à priori simplement.
La démarche standard consiste à faire des tranches de 30 jours pour les retards et un « bloc commun » pour les créances non échues (faites qu'il soit le plus haut possible pour un business fleurissant ! ).
La représentation graphique en forme d'histogramme permet d' « apprécier » la situation des retards dans le temps. N'oublions pas que les créances non soldées impactent la trésorerie mais peuvent aussi générer des provisions voire des pertes à cause de leur ancienneté.
Ne tombons alors pas dans le piège d'une lecture passive avec les informations chiffrées laissant souvent apparaître Encours non échu / Encours en retard / Encours total et de jolies marches d'escalier en guise de représentation d'un tableau souvent désolant et vieillissant.Alors comment rajeunir sa balance ?
La réponse est simple : il faut lui ôter toutes ses rides donc être en mesure de réduire significativement les créances anciennes, temple du temps écoulé.Faire un focus sur l'ancien permet de mieux le détourer, de mieux l'identifier pour mettre en place les actions nécessaires à son traitement.
Pour ce faire, il est nécessaire de pouvoir zoomer sur les retards à +30j, +60j, +90j voire plus encore. L'intégration dans le traitement de votre balance d'une requête basée sur les tranches de retards, permet de mettre en place ce focus qui manque souvent à la première lecture d'une balance âgée.
Comme vous pouvez le voir dans le schéma ci-dessous, définir un seuil de retards pour en avoir la valeur, permet de challenger en direct et sans interprétation sa performance :
1ère étape : Sécuriser les créances jeunes dites non échues
Cette étape est souvent négligée ou mal perçue : une démarche préventive s'inscrit dans un schéma d'anticipation du vieillissement des factures et de découverte de dysfonctionnements pouvant être générateurs d'insatisfaction client.Notre client a-t-il d'abord bien reçu nos factures ?
Quelle raison peut amener notre client à bloquer ou ralentir le paiement ? Litige, lenteur administrative, difficultés de trésorerie. L'échéance contractuelle mentionnée sur notre facture est-elle en ligne avec les conditions négociées avec notre client ?
2ème étape : zoom sur les retards à +30 j.
Pourquoi ?Car la 1ère tranche (0-30j) que l'on peut même ramener à 0-15j pour plus de challenge, ne traduit pas pleinement la performance en matière de recouvrement : cette tranche est souvent constituée de retards administratifs liés aux dates de déclenchement des règlements de nos clients ou/et au délai d'affectation des règlements par notre propre comptabilité clients. La pondération de cette tranche dans l'appréciation globale de la performance doit rester faible, c'est d'ailleurs pour cette raison qu'une tranche de 15 jours est normalement suffisante.
Revenons au visuel sur notre balance avec les retards > 15 ou 30 j ce qui entre pleinement dans l'analyse de la performance en matière de collecte de cash.
Cette analyse avec un zoom à +30j offre une lecture détaillée (liste des clients identifiés) de notre balance avec le volume de retards qui méritent une attention et un suivi rapprochés.
C'est à partir de cette étape que le traitement de rajeunissement doit commencer :
Sauf problème de solvabilité, une créance ancienne masque très souvent un litige non clairement identifié ou non traité : il est donc nécessaire d'intégrer le périmètre adv et le commerce sur une démarche de traitement et résolution dès que le litige est « démasqué ».
Il est impératif d'avoir la liste des clients concernés par cette requête focus balance âgée pour aller directement traiter le coeur du problème en ayant connaissance des clients dont les retards dérivent.
3ème étape zoom sur les retards à +90 j
Prendre ainsi en étau les tranches de retards permet de mener une action curative beaucoup plus en profondeur. Un retard > 30j peut aussi être >90j donc ce travail parallèle va avoir pour effet d'assainir une situation sur un socle plus large.Ceci permet aussi de mettre en place une analyse liée aux différents contrats d'assurance-crédit appliquant des règles de forclusion en fonction de la profondeur des retards.
4ème étape : tracer tout ce qui est fait pour pérenniser les actions
Un tracé du statut de chaque dysfonctionnement expliquant les retards permet d'avoir une action en amont pour stopper ou réparer la cause afin de ne pas générer une disqualité d'auto-alimentation de retards litigieux.Cette démarche va rapidement assainir la situation des retards dits anciens et amener un rajeunissement de la balance âgée.
Comme expliqué précédemment, pour mener ce rajeunissement avec le plus de réussite possible, il convient de pratiquer la méthode de l'étau, c'est-à -dire poursuivre parallèlement les actions de recouvrement dès -15j avant échéance.
5ème étape : des scénarios de relance anti-vieillissement des factures en stoppant les retards
Veiller à ne pas avoir des scénarios de relance avec un étalement trop long des étapes dans le temps pour ne pas afficher une dernière étape à 65 j ou plus. N'oubliez pas que vos clients bénéficient déjà d'un crédit dans 99% des cas, il n'est donc pas nécessaire d'accepter tacitement un retard dans un espace-temps trop tolérant.
N'hésitez pas à suivre ces conseils, vous allez rapidement constater que votre balance âgée va afficher des colonnes de droite bien diminuées voire effacées. Cette méthode vous permettra d'avoir une vue quantitative mais aussi qualitative de vos clients.Le lifting de votre balance âgée ne dépend maintenant que de vous.
Images issues de la démo de My DSO Manager