Élément central de My DSO Manager, le module de relance est le fruit d’une véritable philosophie du recouvrement de créances entre professionnels qui considère chaque relation commerciale comme unique et constituée de caractéristiques qui lui sont propres.

Elle ne se limite pas à l’accélération des encaissements. Le client n’est pas un débiteur auquel il faut arracher des paiements mais un partenaire avec qui il faut construire une relation et fluidifier les échanges, notamment financiers.

Par conséquent, le processus de recouvrement et les documents de relance doivent être adaptables tout en bénéficiant des capacités de standardisation et de création dynamique des modèles.

Adaptabilité du scénario de relance

Dans My DSO Manager, un scénario de relance est affecté à chacun de ses clients. Il est possible d’en créer un nombre illimité, d’utiliser les scénarios présents par défaut dans l’outil ou de les personnaliser en toute autonomie et sans surcoût.

Ils dépendent de la typologie de vos clients. Vous souhaiterez par exemple relancer différemment des clients domestiques ou export, des clients stratégiques ou à faible enjeu, des clients risqués ou publics…

Le logiciel crée des actions de relance à effectuer qui sont fonction du scénario et de la situation du compte client. Les actions sont générées par rapport à la date d’échéance de la facture la plus ancienne non exclue par un litige our une action spécifique.

Le gestionnaire de compte peut modifier les actions à réaliser s’il l’estime nécessaire compte tenu des échanges avec le client (facture non payée car litigieuse), du risque (dégradation de la situation financière de l’acheteur), des négociations en cours… Après chaque relance, le gestionnaire peut saisir un statut (promesse de paiement, litige, en cours…) pour chaque document et ajouter un commentaire qui serviront pour effectuer la prochaine relance prévue par le scénario (si la facture n’est pas payée) ou par le gestionnaire s’il souhaite faire une autre action.

Adaptabilité des documents de relance

Les modèles d’e-mails et de courriers sont créés et modifiables dans l’interface d’administration de My DSO Manager.

Ils comprennent du texte et des balises #Hashtag permettant d’intégrer des informations de manière dynamique dans les documents. Par exemple, le montant des créances en retard, le montant de pénalités de retard, le logo de sa société, la liste des factures du compte…

Lorsqu'une action de relance est effectuée, par exemple l’envoi d’un email, le modèle est proposé automatiquement. Toutefois le gestionnaire a toute latitude pour le personnaliser en modifiant le texte et en ajoutant ou changeant les balises #Hashtag. Il peut ensuite prévisualiser son e-mail et l’envoyer à son interlocuteur.

Des fonctionnalités innovantes

Les actions de relance peuvent être paramétrées pour être automatiques, avec ou sans confirmation du gestionnaire de compte. Un e-mail automatique sans confirmation sera envoyé par l’application à la date prévue si la facture concernée par cette relance n’a pas été payée.

Les e-mails interactifs comprennent un lien permettant au client de visualiser son état de compte sur My DSO Manager puis d’ajouter un commentaire pour chacune des factures.

Ecran auquel accède votre client avec la relance interactive

Le gestionnaire de compte reçoit automatiquement un email avec les précisions données par le client qui sont historisées sur la plateforme.

Vous pouvez dès maintenant :

• Accéder à la démo en ligne
• Créer votre compte utilisateur et utiliser MY DSO MANAGER