Comment calculer et interpréter le DSO pour piloter vos créances clients
Qu'est-ce que le DSO (Days Sales Outstanding) ?
Le DSO est un indicateur de performance en credit management. Il correspond au nombre de jours de chiffre d'affaires facturé et non encaissé.
Il permet de mesurer la rapidité d'encaissement des créances clients et d'évaluer l'impact des délais de paiement sur la trésorerie de l'entreprise.
Le DSO ne correspond pas au délai moyen de paiement des clients, mais au nombre de jours de chiffre d'affaires restant à encaisser.
Comment interpréter le DSO ?
- DSO faible : le chiffre d'affaires est encaissé rapidement, ce qui améliore la trésorerie et réduit le besoin en fonds de roulement.
- DSO élevé : les encaissements sont plus longs, ce qui augmente le besoin de trésorerie et le risque d'impayés.
Quelles sont les composantes du DSO ?
Le DSO porte sur le chiffre d’affaire réalisé et le montant de créances non soldées à l’instant où le calcul est effectué.Il dépend ainsi du délai de paiement accordé à ses clients et donc de la politique commerciale pratiquée. Le second facteur qui l’influe est le montant des retards de paiement.
Comment améliorer le DSO ?
Les axes d’amélioration portent en premier sur des délais de paiement courts accordés aux clients. L’obtention d’acomptes à la commande permet également de diminuer le délai de paiement moyen accordé. Il est primordial d’établir des délais de paiement standard courts (de 10 à 30 jours) et de ne les augmenter que lors de la négociation commerciale si cela est indispensable, en obtenant une contrepartie (par exemple un acompte, une facturation trimestrielle, etc.).Le deuxième axe est d’optimiser le recouvrement des créances. Une gestion optimale permettra de réduire les retards de paiement et d’obtenir le règlement au plus près des dates d’échéances des factures. C’est ici qu’intervient le moyen de paiement utilisé. Certaines méthodes de règlement permettent de significativement réduire les retards de paiement (prélèvement SEPA, VCOM, etc.) et doivent être privilégiées.
Parfois, un client ne veut pas payer car il a une bonne raison de le faire : la facture ne respecte pas le formalisme demandé, le matériel ne fonctionne pas ou ne correspond pas à la commande, etc. Il existe une multitude de « bonnes » raisons de ne pas payer en fonction du type d’activité. Ces litiges doivent être identifiés et traités le plus rapidement possible. En effet, répondre à l’attente du client permet à la fois d’obtenir le paiement rapidement une fois le litige résolu et de conserver, voire d’améliorer, la satisfaction client.
Pour être payé vite et bien, il est également indispensable d’évaluer la solvabilité de ses clients en amont de la vente, puis au fil de la relation commerciale. Cette gestion du risque client permet de détecter un client rencontrant des difficultés financières et d’adapter les conditions de paiement ou les conditions contractuelles pour limiter le risque d’impayés. L’utilisation des nombreux outils de sécurisation disponibles (assurance-crédit, garantie bancaire, crédit documentaire, etc.) permettra à la vente d’être réalisée tout en prévenant le risque client.
Le DSO, un indicateur de performance à l'interprétation complexe
Le DSO est le résultat de plusieurs facteurs qui sont autant d’opportunités pour l’améliorer. Son optimisation passe par un travail de fond sur les processus de l’entreprise en termes de délais et moyens de paiement standard, clauses contractuelles, suivi du risque client, qualité du recouvrement de créances et de la gestion des litiges, etc.Il est pertinent de décliner le DSO par groupes de clients, par client ou autre type de segmentation adapté à votre entreprise. Cette approche met en évidence les clients ou les activités où le DSO doit être amélioré. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel comme My DSO Manager est indispensable.
La solution calcule en temps réel et sur un nombre illimité de périmètres le DSO et ses composantes : le DSO contractuel et le DSO retard. Ainsi, vous comprenez en quelques clics où les efforts d’amélioration doivent être portés.
Le DSO est très utilisé dans les grandes entreprises où il fait partie des indicateurs phares d'amélioration de la trésorerie et du BFR. Il est principalement déterminé par trois variables :
- Le délai de paiement moyen accordé à vos clients issu de la négociation commerciale et des conditions de vente,
- les acomptes reçus de la part des clients,
- le nombre de jours moyen de retards de paiement, ou de paiement anticipé (si, cela arrive) issu de la performance en recouvrement de créances.
Certaines entreprises prennent en compte l'ensemble du poste clients et intègrent ou excluent du calcul de l'encours diverses provisions (créances douteuses, remises commerciales à venir, etc.).Cela peut biaiser le DSO qui se veut en premier lieu un indicateur de la performance en credit management et dans les domaines suivants : négociation des conditions de paiement, sécurisation des créances, recouvrement des créances.
Cet indicateur fait partie intégrante du Besoin en Fonds de Roulement (BFR) avec le DPI (nombre de jours qu'un bien reste en stock) et le DPO (nombre de jours d'achats dans le poste fournisseurs). Il a un impact direct sur le risque global d’impayés clients :
Plus il est faible, plus le BFR et le risque statistique d’impayés clients diminuent, ce qui allège le besoin de trésorerie et préserve le résultat.
Plus il est élevé, plus le BFR augmente et consomme les ressources financières et plus le risque global d’impayés clients augmente, avec pour conséquence des prises de provisions pour créances douteuses et/ou anciennes et des pertes, ce qui impacte directement la rentabilité et le résultat.
Vous l'aurez compris, le poste clients est un grand contributeur du BFR. L’autre « grand poste » contributeur à l'actif du bilan est le stock. Le DSO est certainement l'un des indicateurs les plus mal compris. Nombreux sont ceux qui croient que le DSO représente le délai moyen de paiement des clients. Il n'en est rien ! Il s'agit du nombre de jours de chiffre d'affaires facturé et non encore encaissé.Comment calculer le DSO ?
La formule bilantielle de caclul du DSO
Le calcul du DSO peut être effectué selon plusieurs méthodes. La méthode dite bilancielle ou comptable repose sur la formule suivante :
Cette méthode consiste à comparer le montant des créances clients avec le chiffre d'affaires réalisé sur une période donnée. En général, la période choisie est de 3 mois, c'est à dire 91 jours. Il est possible de réaliser le calcul sur une période différente mais l'indicateur perd en précision.
Cette formule de calcul du DSO présente l'avantage d'être simple à mettre en œuvre, mais son résultat peut être volatil d'un mois sur l'autre, car il dépend directement des variations de chiffre d'affaires, ce qui n'est pas représentatif de la performance en gestion du poste clients. Il est imprudent de tirer des conclusions sur une soudaine baisse ou hausse de cet indice. Il doit donc être interprété sur du moyen terme en prenant en compte, par exemple, une moyenne glissante sur 6 mois.
Exemple de calcul du DSO
Voici un exemple simple pour illustrer le calcul du DSO avec la méthode bilancielle.
Données
- Encours clients TTC : 250 000 €
- Chiffre d'affaires TTC sur la période : 900 000 €
- Nombre de jours : 91 jours
Calcul
(350 000 × 91) / 900 000 = 35 jours
Interprétation
Dans cet exemple, le DSO est de 35 jours. Cela signifie que l'entreprise a 35 jours de chiffre d'affaires dehors (non payé).
La formule de calcul du DSO par épuisement de l'encours par le chiffre d'affaires
La méthode de calcul du DSO par épuisement de l'encours par le chiffre d'affaires est présentée comme plus stable et plus représentative pour analyser le DSO. Cette méthode consiste à retrancher de l'encours le chiffre d'affaires d'une période (30 jours, 7 jours, etc.) et d'agréger le DSO du nombre de jours de chaque période jusqu'à épuisement de l'encours. La dernière période est proratisée. Utilisez notre outil en ligne ci-dessous pour le calculer avec cette formule.
La méthode d'épuisement consiste à retrancher progressivement le chiffre d'affaires des mois précédents de l'encours clients jusqu'à extinction complète de celui-ci. L'encours est couvert par : Sur le dernier mois, seuls 30 000 € sur 50 000 € sont nécessaires, soit 60 % du mois. DSO ? 30 + 30 + (30 × 60 %) = 78 jours Dans cet exemple, le DSO est d'environ 78 jours. Cela signifie que l'encours clients correspond à environ 78 jours de chiffre d'affaires.Exemple de calcul du DSO par épuisement de l'encours
Données
Chiffre d'affaires TTC mensuel
Mois
Chiffre d'affaires
Encours restant
Mois N
40 000 €
60 000 €
Mois N-1
30 000 €
30 000 €
Mois N-2
50 000 €
0 € (encours épuisé)
Calcul du DSO
Interprétation
Cette méthode est plus stable que la méthode bilancielle et permet une analyse plus fine du DSO, notamment en tenant compte de la répartition du chiffre d'affaires dans le temps.
- DSO contractuel (part correspondant au délai de paiement accordé aux clients).
- DSO retard ou subi (part correspondant aux retards de paiement des clients).
Cela permet de comprendre ce qui constitue le nombre de jours de CA immobilisé dans le poste clients et de définir plus précisément le plan d'actions à mettre en place :
- Efforts lors de la négociation commerciale pour réduire les délais de paiement accordés aux clients si le contractuel est élevé (par exemple plus de 60 jours),
- Efforts sur le recouvrement de créances si c'est la part retard (ou subie) qui est trop importante.
- Méthode de calcul par épuisement de l'encours par le chiffre d’affaires. Il s'agit de la méthode de calcul la plus cohérente et la plus juste. L'indicateur est beaucoup moins volatile qu'avec la méthode bilancielle.
Mode de calcul : Il consiste à ôter successivement de l’encours de créances le chiffre d'affaires TTC de chaque mois et d’additionner le nombre de jours de chacun des mois correspondants jusqu'à épuisement de l'encours. Un prorata est effectué sur le dernier mois, lorsque le chiffre d'affaires de la période est supérieur à l'encours restant.
C'est sur cette dernière étape que le calcul perd en précision car le prorata linéarise le chiffre d'affaires sur la période, alors que dans les faits il peut être concentré en début ou en fin de mois. Il est possible de faire ce calcul en prenant la semaine à la place du mois. L'indicateur gagne ainsi en précision. L'idéal serait d'effectuer un calcul à la journée de chiffre d'affaires.
Utilisez l'application en ligne de calcul du DSO en quelques clics par la méthode d'épuisement de l'encours par le chiffre d'affaires et celle de reporting du DSO. Un outil Excel est également disponible en téléchargement ci-dessous.
Outil simple pour calculer votre DSO en quelques clics (formule de calcul de l'épuisement de l'encours par le chiffre d'affaires)
Vous pouvez le calculer pour votre poste clients dans son intégralité mais aussi pour un groupe de client ou pour un seul client (pour évaluer son comportement de paiement par exemple).
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Le DSO dans My DSO Manager
Le DSO dans My DSO Manager est un indicateur de performance essentiel calculé en temps réel sur un nombre illimité de périmètres : pour l'ensemble des créances de l'entreprise, par groupes de clients ou de créances et par client. Cela permet de déterminer le type d'activité et / ou les clients avec lesquels un plan d'actions est nécessaire.
Le DSO se décline en une partie contractuelle (correspondant aux créances non échues) et retard (dû aux retards de paiement).
Pour les Groupes, il est consolidé, également en temps réel, au niveau Corporate et se décline sur l'ensemble des strates de l'organisation. En voir plus.
Principaux leviers d'amélioration du DSO
L'amélioration de cet indicateur clé de la performance financière des entreprises représente un Graal atteignable. En effet, il s'agit du principal levier permettant de réduire le besoin en fonds de roulement, et par conséquent d'améliorer la trésorerie et la capacité d'investissement.
Le poste clients représente en moyenne 30% du total actif du bilan des sociétés. Le réduire en accélérant les encaissements en provenance des clients améliore la solvabilité de l'entreprise et dégage des ressources financières qui seront bien mieux utilisées ailleurs : investissement, paiement des fournisseurs, redistribution, etc.
Les principaux leviers d'amélioration sont :
- La négociation de conditions de paiement courtes avec vos clients,
- L'obtention d'acomptes à la commande,
- La proposition d'escomptes pour paiement anticipé pour les inciter à vous payer plus rapidement, c'est à dire avant les dates d'échéances des factures,
- Un recouvrement des factures efficace pour limiter les retards de paiement et être payé aux dates d’échéances contractuelles.
- Une gestion efficace des litiges qui, identifiés au plus tôt, doivent être résolus au plus vite pour obtenir le paiement des factures concernées et préserver la satisfaction client.
- La sécurisation des ventes pour éviter retards de paiement et impayés.
Des études ont prouvé que la satisfaction client était plus élevé lorsqu'un litige est pris en compte et résolu rapidement que lorsqu'il n'y a pas eu de litige ! En effet, cela montre au client de la considération et de l'intérêt pour sa problématique. Par contre, si la résolution du litige est laborieuse, celle-ci plonge dans les bas-fonds. Résoudre rapidement les litiges est donc essentiel pour des raisons financières et de satisfaction client et justifie la mise en place d'un processus prioritaire de traitement dès qu'un litige est identifié.Allons plus loin
L'amélioration du DSO offre autant d'opportunités d'optimisation des processus internes de l'entreprise.
En effet, les retards de paiement contribuent à dégrader cet indicateur ainsi que la trésorerie, ce qui justifie pleinement de s'y intéresser afin de les réduire.
À ce titre, le suivi des factures en retard peut être perçu comme un révélateur : chaque retard traduit un dysfonctionnement dans le processus de vente. Identifier la cause de ces retards constitue ainsi un point de départ pertinent pour améliorer les processus internes.
Exemples :
- Retard dû à un problème de respect des délais de livraison implique un problème de logistique.
- Facture impayée car le client n'est pas solvable. Cette cause indique une faille dans l'analyse du risque client et dans la sécurisation des créances.
- Retard de paiement dû à l'absence de relances clients. Cela met en évidence des lacunes dans le processus de recouvrement amiable des créances.
- Etc.
FAQ sur le DSO
Lire également notre article intitulé : les énigmes du DSO.
Merci beaucoup