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Pour savoir se faire payer par ses clients

Pourquoi utiliser un logiciel de recouvrement ?


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Quels intérêts une entreprise (TPE, PME, ETI, grande entreprise) peut-elle trouver à utiliser un logiciel spécialisé dans le recouvrement de créances ?

Logiciel de recouvrementLa trésorerie est le nerf vital de toute entreprise. C’est elle qui permet de faire face à ses engagements auprès de ses fournisseurs et partenaires financiers.

C’est elle qui permet le paiement des salaires, et c’est encore elle qui offre la possibilité d’investir et de développer son entreprise.
Ce postulat est généralement acquis. La quasi-totalité des dirigeants et gestionnaires d’entreprise en ont conscience et le partage. La question est plutôt : que font-ils pour améliorer la trésorerie de leur entreprise ?
Plusieurs solutions sont envisageables pour l'améliorer :

Fonds propres

Augmenter le capital afin de dégager des ressources propres pour financer l’activité de l’entreprise. L’inconvénient de cette option est précisément la disponibilité de ces fonds qui n’est pas évidente.
En cas d’intégration d’un nouvel actionnaire, le retour sur investissement attendu peut accroître la pression sur les épaules des dirigeants.

Financement externe

Avoir recours à du financement bancaire. Bien que peu cher actuellement, ce type de financement grève la rentabilité de l’entreprise et augmente sa dépendance envers un tiers, d’où une perte d’indépendance financière qui ne va pas dans le sens de la pérennité de la société.
Le recours à ces lignes de crédit n’est d’ailleurs pas garanti et fonction de l’évaluation de solvabilité de l’entreprise demandeuse.

Crédit fournisseurs

Retarder le paiement des factures fournisseurs lorsque la trésorerie est tendue. Cette solution est bien souvent contre-productive car elle peut aboutir à des blocages de livraison et elle contribue à détériorer l’image de l’entreprise.

Financement du poste client

Escompte, Dailly, affacturage …etc. De nombreuses solutions existent pour financer les créances et se faire payer en avance par rapport aux dates d’échéances des factures.
L’inconvénient est que lorsque la cession est avec recours, le partenaire reprend les sommes versées si le client ne paie pas. En cas de cession sans recours, le coût élevé empêche une utilisation généralisée à cause de l’impact sur la rentabilité.
L'affacturage n'enlève pas la nécessité d'une gestion précise des créances, bien au contraire. Le coût de l'affacturage s'ajoute à celui de la gestion "classique".

Optimisation du BFR

Il s’agit de la solution la plus intéressante car elle a l’avantage d’améliorer la trésorerie en rationnalisant les processus internes, ce qui a d’autres intérêts (amélioration de la qualité, de la rentabilité, de la satisfaction client).
Les résultats sont durables à l’inverse d’une opération de financement qui a des effets ponctuels et palliatifs.
Cet objectif peut être atteint par deux approches complémentaires :

Optimisation des processus achat et de gestion de stock. 

La rationalisation de la supply chain permet de supprimer les temps morts du cycle d'exploitation et de réduire les stocks qui sont de gros consommateurs de trésorerie et de rentabilité.

Professionnalisation du recouvrement des créances clients

Ce procédé est plus complet qu’il n’y parait car il va au-delà des relances clients.

Il consiste à l’établissement de conditions standard de paiement plus favorables avec par exemple la demande systématique d’acomptes à la commande et à la mise en place d’un processus de recouvrement efficace géré par des personnes compétentes mais qui concerne l’ensemble des acteurs (commerciaux, administration des ventes…etc.).

Il inclut également une évaluation anticipative du risque client, permettant de sécuriser ses créances et d'éviter les impayés.

Les relances sont méthodiques, hiérarchisées et en entonnoir afin d’amener le client à payer. Elles permettent en amont d’identifier les causes de non paiement dues au vendeur, ce qui génère deux actions :

  • Création d’un dossier litige qui est affecté à un chargé de résolution avec pour objectif de résoudre le litige dans les délais prescris (par exemple, 3 jours pour un litige prix, 7 jours pour un litige technique…etc.).

    L’objectif est de résoudre le litige au plus vite afin de rendre la facture recouvrable. Durant ce laps de temps, le gestionnaire relance le chargé de résolution en lieu et place du client. Il retourne ensuite vers le client pour obtenir le paiement de la créance.


  • My DSO Manager

    My DSO Manager, le logiciel de recouvrement en ligne

    Gérez vous même efficacement le recouvrement de vos créances avec My DSO Manager !

    Cette application web est une petite révolution concernant la mise en oeuvre et l'utilisation d'un logiciel de recouvrement.

    Le module d'import de données Smart Upload ainsi que le paramétrage prédéfini de l'outil permettent d'utiliser la plateforme en des temps records.

    Les fonctionnalités intuitives et fluides (relance interactive, suivi des litiges...) apportent des possibilités inégalées. L'approche tarifaire permet à toutes les tailles d'entreprises d'utiliser le logiciel. En voir plus avec la démo en ligne.

  • Résolution du problème de fond lié au litige, qui est systématiquement un problème interne à l’entreprise, afin que cette situation ne se reproduise plus.

    Cela s’insère dans un projet d’amélioration continue de l’entreprise.
    • Si le litige est dû à un défaut de qualité du produit, une action est lancée pour régler ce défaut.
    • S’il est dû à un problème de facture non conforme, une action est prise pour mettre en place les contrôles nécessaires à la facturation…etc.
Chaque retard de paiement est une opportunité d’amélioration des processus internes. Afin de mener à bien ces missions, la mise en place d’un logiciel de recouvrement et de gestion du poste client spécialisé est absolument nécessaire.
Excel et les outils comptables montrent vite leurs limites dans cet exercice notamment dans la mise à jour et le partage des informations.

Les factures dites "saines", c'est à dire non litigieuses, sont relancées en appliquant un scénario de relance permettant d'amener le client à payer et de l'éduquer à respecter les dates d'échéances contractuelles.

Avantages d’un outil web spécialisé

Application gestion du poste clientLes bénéfices de ce type de solution sont multiples, et concernent les entreprises de toutes tailles.

  • Le premier est de donner accès à l’ensemble des acteurs de son entreprise à une plateforme collaborative qui contient des données à jour et qui permet un suivi des créances, qu’elles soient litigieuses ou non.

  • Il permet d’organiser le recouvrement des créances avec différentes stratégies en fonction de la typologie de client. Les actions de relance sont créées par l’application et le gestionnaire n’a plus qu’à les réaliser (sauf si elles sont automatiques) tout en conservant la possibilité de la personnaliser, puis à définir la marche à suivre.

  • L’historisation de chacune des relances et des commentaires associés permet d’utiliser les relances précédentes pour amener le client à payer. Les motifs de justification des retards sont vite épuisés et servent le chargé de recouvrement pour sa prochaine relance.

  • L’automatisation de certaines relances permet d’assurer une continuité du recouvrement même en cas d’absence du gestionnaire. Les fonctionnalités avancées telles que la relance interactive améliorent l’efficacité et le partenariat avec les acheteurs.

  • Les commerciaux peuvent collaborer activement aux relances et ont accès via leur Smartphone à la dernière situation de leurs comptes clients. Ils peuvent donc faire facilement un point sur les paiements lors de chaque visite client.

  • Le comportement de paiement des clients est mesuré et peut être utilisé dans les négociations commerciales afin de l’intéresser à payer ses factures en temps et en heure (par exemple en pondérant une remise annuelle sur la base du comportement de paiement).

  • Les indicateurs de performance clés de la gestion du poste client : DSO, balances âgées, taux de retard,  durée de résolution des litiges …etc. sont calculés automatiquement sur plusieurs périmètres (au global, par groupe de client ou par client).  Ces indicateurs permettent de mesurer et de constater les progrès réalisés.
Pour plus d'informations, lire le tutoriel sur les outils de recouvrement et de credit management.

Conclusion

Rien ne remplace une gestion optimum. En tant qu'actif circulant, les créances doivent n'avoir qu'une durée de vie limitée (elles circulent !) sans quoi non seulement la trésorerie est impactée mais aussi la rentabilité.

Augmenter la qualité de la gestion des créances est la première source d’amélioration de la trésorerie de l’entreprise et de ses processus internes.
Pour cela, il est nécessaire de mettre en place des processus qui sont supportés par un outil efficace : un logiciel web de recouvrement et de credit management.
Cette solution procure des avantages incomparables aux outils classiques de type tableur qui apparaissent de nos jours comme l’âge de pierre de la gestion du poste client.

Elle permet d'impliquer l'ensemble des acteurs de l'entreprise sur cet enjeu essentiel, de crédibiliser sa société vis à vis de ses clients et d'assurer sa pérennité et son développement


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