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La relance amiable niveau 1 est une étape dans le scénario de relance des créances qu'une entreprise détient vers une autre entreprise. Elle intervient lorsque la date d'échéance de la facture est passée sans que l'acheteur ait payé le vendeur du montant dû. Et cela, malgré une première relance préventive, c'est-à-dire réalisée avant la date d'échéance.

Cette phase du processus de recouvrement concerne les retards de paiement récents. Le client n’a pas honoré sa promesse de règlement obtenu lors de la première relance. De plus, les factures restent pour l’instant impayées alors qu’elles sont dues.

La première étape de la relance niveau 1 est de connaître la ou les raisons du non-paiement ou des délais de paiement. Vous devrez ensuite dissocier les raisons bureaucratiques... :

  • Oubli.
  • Facture(s) non saisie(s) en comptabilité.
  • Comptable ou signataire absents.
  • Erreur dans la saisie de votre RIB.
  • Chèque envoyé mais perdu par la poste ou arrivé non signé.
  • Paiement effectué par erreur à un autre fournisseur.

...qui seront rapidement résolues, sous réserve d'un suivi précis du chargé de recouvrement et de la bonne foi de l'acheteur. D'autres raisons sont plus sérieuses comme un litige, des difficultés financières, bureaucratiques ou de mauvaise foi qui peuvent aussi causer des problèmes.

Les appels téléphoniques et les e-mails sont indispensables à ce stade. Cependant vous pouvez également envoyer une lettre de relance avec accusé de réception. Dans ce cas, pensez à privilégier l'envoi recommandé électronique au papier. Le but est la demande écrite d'un paiement immédiat des factures échues, dès qu'il est clair que le client veut gagner du temps.

Voir notre tutoriel sur les différents médias de relance à utiliser en recouvrement.

L'objectif de cet nouvelle relance client est d'obtenir une promesse de règlement avant l'arrivée à échéance de la facture. Un engagement de paiement par écrit peut être accepté, si le règlement n'est effectué que dans quelques jours.
En cas d'absence de promesse de règlement, l'objectif alternatif est d'identifier clairement le problème. Cela vous permettra de le résoudre le plus rapidement possible. Vous pourrez revenir ensuite vers votre client sans avoir à envoyer de lettre de mise en demeure.

Déroulement du recouvrement niveau 1

Les actions de relance débutent dès la date d'échéance de la facture passée. Elles ont pour objectif de comprendre la cause du retard de paiement et d'amener le client à régler la situation immédiatement. Vous pouvez aussi lui proposer de le mettre en place dans un délai très court qui sera cohérent avec le problème identifié.

recouvrement factures en retard de paiement 1 à 21 jours
 L'efficacité de vos actions de relance client dépend de plusieurs facteurs. Il est recommandé d'utiliser une combinaison d'appels téléphoniques en "entonnoir", d'e-mails et de courriers de relance. Au moins une de ces lettres doit être envoyée avec accusé de réception.
Les commerciaux disent souvent : « n’envoyez pas de courrier recommandé » ou « ne relancez pas le client,cela va nuire à notre relation commerciale ». Sachez que ces deux objections sont fausses !

Demander à son client de respecter ses engagements ne nuit en rien à la relation commerciale. Au contraire, le laxisme dans la relance client amènera rapidement à une situation intolérable. Cela se traduit par des retards multiples ainsi qu'une incidence sur la trésorerie et le résultat de votre entreprise. Cette situation impactera in fine la relation avec votre client de manière négative.


  • Logiciel de recouvrement de créances B2B

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    My DSO Manager propose des fonctionnalités puissantes et pertinentes pour réaliser des relances de qualité au moment adéquat.

    Elles sont générées intelligemment en fonction de multiples critères. On compte parmi eux le scénario de relance de chaque client, la situation du compte (factures en retard...) et le comportement de paiement.

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    En voir plus.

La qualité des actions de recouvrement dépend de plusieurs facteurs :
  • Respecter le temps. Les actions de relance doivent être réalisées au bon moment. Elles s'adaptent en fonction du processus de recouvrement défini et des échanges avec vos clients.
  • Solliciter les bonnes personnes. À chaque étape de relance, impliquez les personnes qui peuvent agir. En fonction du processus de comptabilité fournisseurs, celles-ci peuvent être très différentes selon le point de blocage. Il convient de développer une bonne connaissance de ses clients et de leur structure.
  • Communiquer les bonnes informations. Afin de solutionner les problèmes et de combler les lacunes dans la relation commerciale, les relances doivent transmettre des informations pour agir. Elles doivent également répondre aux besoins de ses interlocuteurs. PDF des factures, état de compte à jour, possibilités d'interagir avec le chargé de recouvrement, etc. sont essentiels pour une communication fluide et efficace.
Ces principes s'appliquent souvent sur une importante volumétrie de clients et de factures. Pour les mettre en œuvre, il est donc indispensable d'utiliser un logiciel de recouvrement adéquat. Il vous permet de réaliser les actions à leur date précise, vers les bonnes personnes et avec les bonnes informations.

Relancer les administrations et les grandes entreprises

Facteur clé du succès de vos actions de relance, trouver le bon interlocuteur chez le client n'est pas toujours facile.

En effet, le responsable comptable, le directeur financier ou le dirigeant sont aisément identifiables comme interlocuteurs cibles dans les TPE / PME / PMI. En revanche, cette recherche peut devenir plus complexe avec des entreprises de tailles plus importantes.

Une des principales difficultés du recouvrement de créances avec les grandes entreprises et les administrations est de comprendre leur structure. Trouver un interlocuteur qui pourra compléter les actions nécessaires au déblocage du paiement (validation dans le système, création d'un numéro de commande...etc.) n'est pas toujours facile.

Il est donc nécessaire d'investiguer pour comprendre le processus de validation des factures. Il vous faudra ensuite intervenir là où réside le blocage, sans quoi les relances n'auront aucun effet.
Les portails multiples complexifient la tâche pour le chargé de recouvrement. Ce n'est cependant pas le cas s'il bénéficie d'un logiciel interconnecté. Par exemple avec Chorus PRO simplifie le recouvrement de créances détenues vers l'État.
La digitalisation des acteurs économiques publiques et privés implique un même niveau de digitalisation de part et d'autre de la relation commerciale. Sans cela, la relation ne peut plus fonctionner efficacement.
Ce principe est de plus en plus vrai car les grandes entreprises et les administrations ont très souvent rationalisé leur comptabilité fournisseur. Les tâches effectuées de manière automatique sont de plus en plus importantes.

Cela fonctionne tant qu'il n'y a pas de problème. Par contre, la gestion des litiges et des exceptions est souvent déficiente. Cela implique des actions de relance précises et ciblées de la part du vendeur.

Les astuces pour retarder le paiement d'une facture

A ce stade de relance, de nombreux cas de retards sont causés par le client. Ils sont dus à une volonté de sa part à gagner quelques jours / semaines de trésorerie grâce au crédit fournisseur. Les litiges et autres problèmes d'ordre bureaucratique en représentent une part plus grande encore..

En effet, beaucoup pensent que cela ne leur portera pas préjudice d'autant plus qu'il est facile de mentionner une excuse toute faite. Voici les plus fréquentes :
 
Astuce du client Réponse à apporter
Nous n'avons pas reçu la facture. Merci de nous envoyer un certificat dupliqué conforme. Envoyez immédiatement un certificat dupliqué conforme par e-mail. Si nécessaire, envoyez-le également par courrier. Rappelez immédiatement le client pour obtenir une confirmation de paiement immédiate.
Le chèque est parti il y a deux semaines. Pouvez-vous faire des recherches ? Commencez par vérifier l'absence effective de réception du chèque. Si celle-ci est confirmée, envoyez une lettre de désistement et demandez un paiement immédiat par virement bancaire. Le chèque est un moyen de paiement obsolète. Privilégiez le virement ou le prélèvement SEPA, eux ne se perdent pas par la poste !
Notre client ne nous a pas réglé donc nous ne pouvons pas encore vous payer. Cette raison n'est pas acceptable, vous n'êtes pas concerné par les péripéties de la relation commerciale de votre client avec son propre client. Exigez de votre client qu'il respecte ses engagements dans le cadre de la relation établie entre lui et votre entreprise uniquement. Peu importe si il arrive à se faire payer ou non, votre client doit payer votre facture.
La personne habilitée à signer les chèques et les virements est absente. Renseignez-vous sur la date de retour du signataire et rappelez immédiatement le jour-J. Exigez, pour les prochaines échéances, un changement de moyen de paiement (lettre de change ou billet à ordre) pour le recevoir avant l'échéance. Cela permettra d'éviter les retards de paiement.
Nous ne sommes pas d'accord avec le calcul de la date d'échéance. Par exemple concernant le mode de calcul des 45 jours fin de mois de la LME. Mettez d'accord avec le client pour n'utiliser qu'une seule méthode de calcul et éviter tout litige à l'avenir. Demandez ensuite une confirmation écrite.
Erreurs de libellé de facture ou d'adresse de facturation. Refaites immédiatement la facture avec une date d'échéance à vue (le jour même), envoyez la par e-mail et demandez confirmation de paiement immédiate.
Nous n'avons pas enregistré le matériel, merci de nous envoyer le bon de livraison.

Envoyez immédiatement le bon de livraison par e-mail et exigez un règlement immédiat.

Notre campagne de règlement se fait le jeudi, or nous sommes vendredi. Contactez-nous la semaine prochaine. Exigez une confirmation de paiement pour le jeudi prochain. Rappelez à votre client que la date d'échéance contractuelle de paiement de vos factures s'entend date du crédit sur votre compte bancaire. Parfois, les règlements ne sont effectués qu'une seule fois par semaine. Dans ce cas, il doit être fait le jour précédant la date d'échéance de vos factures.
Nous avons des problèmes de trésorerie et avons besoin de votre soutien. Si ces difficultés sont avérées, vous pouvez négocier un échéancier de paiement. Seulement, celui-ci doit être le plus court possible et doit absolument être sujet à un contrat ou au minimum confirmé par écrit.
Commentaires
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Derniers commentaires
Z.S. 05/04/2017

Bonjour, Je vous remercie pour cet article, c'est très utile et facile à comprendre. Thanks

J.C.P.

Quid des services comptables délocalisés en Pologne ou plus loin ?

Bonjour, les services comptables délocalisés ne facilitent
pas la communication. Cela renforce la nécessité de comprendre
l'organisation du service en question et le processus de validation des
factures pour effectuer des actions de relance efficaces.

Réponse de la rédaction
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